Οργανωτικές δεξιότητες για βιογραφικό που ξεχωρίζει

Η σημασία των οργανωτικών δεξιοτήτων 

Οι οργανωτικές δεξιότητες είναι αυτές που μας επιτρέπουν να διαχειριστούμε αποτελεσματικά τον χρόνο, τον χώρο, τους διαθέσιμους πόρους και τις εργασίες μας. Έχουν εφαρμογή τόσο στην προσωπική όσο και στην επαγγελματική μας ζωή και ο ρόλος τους στη διαχείριση του στρες και στην επίτευξη της ισορροπίας μεταξύ των δύο αυτών πτυχών της ζωής μας είναι κομβικός.

Πρόκειται για soft skills που μας βοηθούν να θέτουμε στόχους, να φτιάχνουμε πλάνα, να ιεραρχούμε τις προτεραιότητες, να ανταποκρινόμαστε σε πολλαπλές εργασίες και σφιχτά χρονοδιαγράμματα, να παραμένουμε ψύχραιμοι και λειτουργικοί υπό πίεση, να συνεργαζόμαστε εποικοδομητικά με τους άλλους. 

Χάρη στις οργανωτικές μας δεξιότητες, μπορούμε να είμαστε αποδοτικοί και αποτελεσματικοί ως εργαζόμενοι, συμβάλλοντας στην αύξηση της παραγωγικότητας της επιχείρησης και στην επίτευξη των στόχων της. Εξ ου και η μεγάλη αξία τους στην αγορά εργασίας.

Σε πανελλαδική έρευνα που διεξήγαγε το 2024 η Κεντρική Ένωση Επιμελητηρίων Ελλάδας, με τη συμμετοχή 5.076 επιχειρήσεων, οι εργοδότες τοποθέτησαν την οργανωτικότητα στην 4η θέση της λίστας με τις βασικές γνώσεις και δεξιότητες που απαιτούνται από εργαζόμενους και υποψήφιους εργαζόμενους για την καλύτερη λειτουργία της επιχείρησής τους (1). 

Άλλη πρόσφατη έρευνα -αυτή τη φορά από την άλλη άκρη του Ατλαντικού- σημειώνει πως σχεδόν οι μισοί εργοδότες ψάχνουν να δουν στα βιογραφικά των υποψηφίων αν διαθέτουν ικανότητες οργάνωσης (2). Την ίδια στιγμή, το 31% των υψηλόβαθμων στελεχών επιχειρήσεων θεωρεί ότι από το δυναμικό της επιχείρησής τους λείπει μία βασική οργανωτική δεξιότητα: η ικανότητα διαχείρισης χρόνου (3).

Με αυτά τα στοιχεία, ο λόγος για να επισημάνετε οργανωτικές δεξιότητες στο βιογραφικό σας γίνεται προφανής: από τη μία θα δείξετε ότι ανταποκρίνεστε στις ανάγκες της αγοράς εργασίας και από την άλλη θα έχετε την ευκαιρία να ξεχωρίσετε από τον ανταγωνισμό, αυξάνοντας τις πιθανότητες επιτυχίας σας.

Δημοφιλείς οργανωτικές δεξιότητες για το βιογραφικό σας

Ποιες είναι, λοιπόν, οι οργανωτικές δεξιότητες που κάνουν τη διαφορά στον χώρο εργασίας και μπορούν να ενδυναμώσουν το βιογραφικό σας; Σας παρουσιάζουμε τις πιο περιζήτητες.

Διαχείριση χρόνου

Ο χρόνος είναι, κυριολεκτικά, χρήμα για τις επιχειρήσεις. Η αποτελεσματική αξιοποίησή του συνεπάγεται συνέπεια στα χρονοδιαγράμματα, αύξηση της αποδοτικότητας, βελτίωση της ποιότητας της δουλειάς, μείωση του στρες και ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Αναλυτική σκέψη

Μια πνευματική διεργασία, που αποτελεί προϋπόθεση της καλής οργάνωσης, καθώς είναι κρίσιμη για τη λήψη αποφάσεων και την επίλυση προβλημάτων. Είναι η δεξιότητα που μας βοηθά να αναλύουμε πληροφορίες, να επεξεργαζόμαστε δεδομένα και να καταλήγουμε σε λογικά συμπεράσματα.

Στοχοθεσία

Θεμέλιο της οργάνωσης, η στοχοθεσία μάς δίνει κατεύθυνση και μας βοηθά να διαχειριστούμε καλύτερα τον χρόνο και τους πόρους μας. Θέτοντας στόχους, μπορούμε να σχεδιάσουμε τα επόμενα βήματα και να προγραμματίσουμε τις εργασίες μας.

Προγραμματισμός

Η ικανότητα της σωστής εκτίμησης του χρόνου που απαιτεί κάθε εργασία και η τοποθέτηση των εργασιών σε ένα χρονοδιάγραμμα που μεγιστοποιεί την παραγωγικότητα. Κομβική οργανωτική δεξιότητα για την επίτευξη στόχων, τόσο των προσωπικών μας όσο και της επιχείρησης.

Ιεράρχηση προτεραιοτήτων 

Η επαγγελματική καθημερινότητα των περισσοτέρων εξ ημών περιλαμβάνει τη διευθέτηση πολλαπλών εργασιών. Με την προτεραιοποίησή τους, αυξάνουμε την πιθανότητα αποτελεσματικής και έγκαιρης ολοκλήρωσής τους και αποφεύγουμε την υπερφόρτωση και το άγχος.

Ανάθεση εργασιών

Απαραίτητη οργανωτική δεξιότητα για διευθυντικές θέσεις. Συμβάλλει στην καλύτερη αξιοποίηση των επιμέρους ικανοτήτων των μελών της ομάδας, αυξάνει την παραγωγικότητα και απελευθερώνει χρόνο για την ανάληψη πιο στρατηγικών καθηκόντων.

Συνεργασία

Αν και δεν είναι, τυπικά, οργανωτική δεξιότητα, η ικανότητα συνεργασίας είναι απαραίτητη για να αξιοποιήσουμε στο έπακρο τις οργανωτικές δεξιότητές μας. Επιτρέπει την ανταλλαγή πληροφοριών, όπως και τον διαμοιρασμό εργασιών, συμβάλλοντας στον καλύτερο προγραμματισμό και στην αύξηση της παραγωγικότητας.

Επικοινωνία

Επίσης συμπληρωματικές και όχι ξεκάθαρα οργανωτικές, οι επικοινωνιακές δεξιότητες βρίσκονται στον πυρήνα της καλής οργάνωσης. Κι αυτό γιατί η αποτελεσματική επικοινωνία είναι προϋπόθεση για τον συντονισμό των ομάδων, τη διαχείριση έργων και την επίτευξη των κοινών στόχων.

Πώς να συμπεριλάβετε οργανωτικές δεξιότητες στο βιογραφικό σας (με παραδείγματα)

Σε ένα χρονολογικό βιογραφικό, που είναι ο πιο κλασικός και δημοφιλής τύπος βιογραφικού, τρεις ξεχωριστές ενότητες σάς δίνουν τη δυνατότητα να προβάλλετε επαρκώς τις οργανωτικές δεξιότητές σας. 

1. Προφίλ

Το προφίλ είναι μια μικρή παράγραφος-σύνοψη που ακολουθεί τα προσωπικά σας στοιχεία. Εδώ μπορείτε να τονίσετε κάποια οργανωτική δεξιότητα που συγκαταλέγεται στις απαραίτητες προϋποθέσεις πρόσληψης για τη θέση που σας ενδιαφέρει, ώστε να τραβήξετε την προσοχή. 

Παράδειγμα:

2. Επαγγελματική εμπειρία

Τεκμηριώστε την ύπαρξη οργανωτικών δεξιοτήτων μέσα από τις περιγραφές της επαγγελματικής εμπειρίας σας, δίνοντας παραδείγματα επιτυχούς αξιοποίησής τους. Αν δεν έχετε προϋπηρεσία, εκμεταλλευτείτε με τον αντίστοιχο τρόπο την ενότητα της εκπαίδευσης.

Παραδείγματα:

Για περισσότερες ιδέες, μπορείτε να δείτε τα παραδείγματα βιογραφικού του CVwizard, τα οποία καλύπτουν διάφορα επαγγέλματα.

3. Δεξιότητες

Όσο πιο εύκολα και γρήγορα μπορεί να δει ο δυνητικός εργοδότης τα στοιχεία που ψάχνει, τόσες περισσότερες οι πιθανότητες για ευνοϊκή έκβαση στην αίτησή σας. Δημιουργήστε δύο λίστες με τις δεξιότητές σας, μία αφιερωμένη στα hard skills και μία στα soft skills (έως πέντε εγγραφές σε καθεμία). Αναφέρετε στη δεύτερη την οργανωτικότητά σας ή επιμέρους σχετικές δεξιότητες.

Παράδειγμα:

Προσαρμογή οργανωτικών δεξιοτήτων ανά αίτηση

Και πάμε τώρα να δούμε κάποιες συμβουλές για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα της προβολής οργανωτικών δεξιοτήτων στο βιογραφικό σας. Η πιο σημαντική είναι η προσαρμογή του βιογραφικού σας ώστε να ευθυγραμμίζεται με τις προϋποθέσεις που θέτει και τα προσόντα που απαιτεί η θέση για την οποία ενδιαφέρεστε. 

Τι εννοούμε; Ανάλογα με τον κλάδο και το επίπεδο της ιεραρχίας, διαφοροποιούνται οι οργανωτικές δεξιότητες που έχουν τη μεγαλύτερη χρησιμότητα, άρα και βαρύτητα για την αξιολόγηση της αίτησης του/της υποψήφιου/-ας. 

Ας πούμε, για έναν entry level εργαζόμενο έχει μεγάλη σημασία η καλή διαχείριση του χρόνου και η σωστή προτεραιοποίηση των εργασιών, ενώ για τους managers βαραίνει περισσότερο η ικανότητά τους να θέτουν στόχους και να αναθέτουν καθήκοντα.

Ή, αντίστοιχα, για έναν υπάλληλο γραφείου μετράει η ικανότητα οργάνωσης του φυσικού και ψηφιακού αρχείου για άμεση και εύκολη πρόσβαση, για έναν λογιστή η αναλυτική σκέψη για την οργάνωση και επεξεργασία οικονομικών δεδομένων και για έναν καθηγητή ο σωστός προγραμματισμός των μαθημάτων.

Αυτό που χρειάζεται να κάνετε είναι να μελετήσετε την αγγελία εργασίας και να καταγράψετε λέξεις-κλειδιά που σχετίζονται με τις επιθυμητές οργανωτικές δεξιότητες. Πριν στείλετε το βιογραφικό σας, κάντε τροποποιήσεις, ώστε να επισημάνετε τις συγκεκριμένες δεξιότητες (εφόσον, φυσικά, τις διαθέτετε).

Προτείνεται, επίσης, να εντάξετε αυτούσιες κάποιες από αυτές τις λέξεις-κλειδιά στο βιογραφικό σας, για να αυξήσετε την πιθανότητα να περάσει επιτυχώς από συστήματα ATS.

Εστιάστε σε επιτεύγματα σχετικά με την οργάνωση

Η τελευταία μας συμβουλή για ένα βιογραφικό που πραγματικά θα ξεχωρίσει: αντί να αναφερθείτε απλώς σε καθήκοντα που είχατε στις προηγούμενες θέσεις σας, δείξτε πώς διαπρέψατε σε αυτά, έχοντας θετική συμβολή στη λειτουργία της επιχείρησης και στην επίτευξη των στόχων της.

Παρουσιάστε στις περιγραφές της επαγγελματικής εμπειρίας (ή και στο προφίλ) επιτεύγματα που οφείλονται στις οργανωτικές δεξιότητές σας, για να τονίσετε την αξία σας και να κερδίσετε τις εντυπώσεις. 

Για να μπορέσετε να το κάνετε, σκεφτείτε μια κατάσταση που έπρεπε να διαχειριστείτε, ποιο ήταν το δικό σας καθήκον, τι δράση αναλάβατε και ποιο το επιτυχημένο αποτέλεσμα των ενεργειών σας (η λεγόμενη μέθοδος STAR: Situation, Task, Action, Result). 

Συντάξτε μία σύντομη πρόταση που αποδίδει το επίτευγμά σας, όπως η μείωση των εξόδων, η πάντα έγκαιρη παράδοση των έργων, η διάκριση στον φοιτητικό διαγωνισμό ή και η εξοικονόμηση στο κόστος επαγγελματικών ταξιδιών στα παραδείγματά μας - όλα αποτελέσματα καλής οργάνωσης.

Θέλετε να κάνετε τις προτάσεις σας ακόμα πιο εντυπωσιακές; Τότε:

1. Ποσοτικοποιήστε τα επιτεύγματά σας. Μοιραστείτε μετρήσιμα αποτελέσματα, δίνοντας ποσοτικά στοιχεία που κάνουν την επιτυχία σας πιο συγκεκριμένη, ώστε να εντυπωθεί καλύτερα στο μυαλό του δυνητικού εργοδότη.
2. Ξεκινήστε τις προτάσεις σας με ενεργητικά ρήματα. Τέτοια ρήματα, που ταιριάζουν με την προβολή οργανωτικών δεξιοτήτων, είναι για παράδειγμα τα «Οργάνωσα», «Προγραμμάτισα», «Ανέθεσα», «Συντόνισα», «Σχεδίασα», «Διαχειρίστηκα».

Η οργανωτικότητα κλειδί επιτυχίας

Οι οργανωτικές δεξιότητες βρίσκονται στον πυρήνα της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας για σχεδόν κάθε κλάδο και επίπεδο ιεραρχίας. Ταυτόχρονα, μας βοηθούν να διαχειριστούμε το στρες, με ποικίλα οφέλη τόσο για την επαγγελματική όσο και την προσωπική μας ζωή.

Χρησιμοποιήστε ένα σύγχρονο και καλαίσθητο πρότυπο βιογραφικού για να οργανώσετε σωστά τις πληροφορίες και να κάνετε καλή εντύπωση με το καλημέρα. Αναδείξτε τις οργανωτικές σας δεξιότητες, παρουσιάζοντάς τες μέσω από παραδείγματα και συνδέοντάς τες με μετρήσιμα αποτελέσματα. 

Ευθυγραμμίζοντας το προφίλ σας με τις απαιτήσεις της θέσης που διεκδικείτε, θα προβάλλετε τον εαυτό σας ως άξιο επαγγελματία και πολύτιμη προσθήκη στην ομάδα, επιτυγχάνοντας να ξεχωρίσετε στην ανταγωνιστική αγορά εργασίας.

Παραπομπές:

(1) Κεντρική Ένωση Επιμελητηρίων Ελλάδας: Πανελλαδική Έρευνα Διάγνωσης Αναγκών Αγοράς Εργασίας 2024

(2) National Association of Colleges and Employers: The Key Attributes Employers Are Looking for on Graduates’ Resumes

(3) Springboard for Business: Workforce Skills Gap Trends 2024: Survey Report