Πώς φτιάχνω βιογραφικό για ATS με αποτελεσματικό τρόπο;

Τι είναι τα συστήματα ATS

ATS είναι το αρκτικόλεξο του Application Tracking Systems, το οποίο μεταφράζεται ως Συστήματα Παρακολούθησης Αιτήσεων. Πρόκειται για προγράμματα και online υπηρεσίες, που θα τις συναντήσετε επίσης ως συστήματα διαχείρισης αιτήσεων εργασίας, συστήματα αναζήτησης βιογραφικών ή και λογισμικά προσλήψεων.

Τα ATS είναι στην ουσία ψηφιακά εργαλεία που αξιοποιούν οι επιχειρήσεις για να κάνουν τη διαδικασία επιλογής και πρόσληψης προσωπικού πιο γρήγορη και εύκολη μέσω της αυτοματοποίησης ενός μέρους της. 

Αυτά τα συστήματα παρακολουθούν τις αιτήσεις εργασίας, συλλέγοντας τα βιογραφικά και φιλτράροντάς τα με βάση συγκεκριμένες παραμέτρους για να διαπιστωθεί η καταλληλότητα ή μη των υποψηφίων για τη θέση που διεκδικούν.

Πώς δουλεύουν τα Applicant Tracking Systems

Υπάρχουν πολλά και διαφορετικά τέτοια συστήματα, που καθένα μπορεί να διαφοροποιείται σε λεπτομέρειες από τα υπόλοιπα, αλλά σε γενικές γραμμές η διαδικασία είναι η εξής:

1. Η επιχείρηση εισάγει στο σύστημα στοιχεία για τις ανοιχτές θέσεις εργασίας που έχει, όπως τον τίτλο της θέσης και τα επιθυμητά προσόντα.
2. Με βάση αυτές τις πληροφορίες, ο αλγόριθμος του ATS σχηματίζει το προφίλ του ιδανικού υποψήφιου.
3. Όταν το σύστημα λαμβάνει τα βιογραφικά των υποψηφίων, τα σκανάρει για να εντοπίσει την ύπαρξη αυτών των προσόντων και έτσι φιλτράρει τις αιτήσεις, κατηγοριοποιώντας τες ανάλογα με τον βαθμό στον οποίο ανταποκρίνονται στις προϋποθέσεις.

Κατ’ αυτόν τον τρόπο, οι υπεύθυνοι προσλήψεων δεν χρειάζεται να μελετήσουν εκατοντάδες βιογραφικά για κάθε θέση. Αξιολογούν μόνο τα βιογραφικά των πιο κατάλληλων υποψηφίων και καλούν όσους επιθυμούν σε συνέντευξη.

Ωστόσο, τα συστήματα ATS δεν χρησιμοποιούνται μόνο για να ματσάρουν υποψήφιους με θέσεις για τις οποίες αυτοί αιτούνται. Μπορούν επίσης να λειτουργούν ως βάση δεδομένων, την οποία οι recruiters και οι HR Managers αξιοποιούν όταν ανοίξει κάποια θέση, ώστε να κάνουν έρευνα για πιθανούς υποψήφιους μεταξύ εκείνων που έχουν ήδη υποβάλει το βιογραφικό τους.

Μπορούν, επίσης, να διαχειρίζονται όλη τη διαδικασία των αιτήσεων εργασίας, από το αρχικό φιλτράρισμα έως τον προγραμματισμό των συνεντεύξεων με τους επιλεγμένους υποψήφιους.

Με λίγα λόγια, τα συστήματα ATS διευκολύνουν τη διαδικασία ανανέωσης ή ενίσχυσης του ανθρωπίνου δυναμικού των εταιρειών, μειώνοντας τον χρόνο αναζήτησης και αξιολόγησης υποψηφίων και βρίσκοντας ευκολότερα στελέχη που μπορούν να ανταποκριθούν στις προκλήσεις των ρόλων τους.

Τα υπέρ και τα κατά των συστημάτων ATS στη διαχείριση των αιτήσεων

Το να γίνεται μια πρώτη διαλογή των βιογραφικών από κάποιο σύστημα ATS έχει και πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, τόσο για τις εταιρείες που αναζητούν προσωπικό όσο και για εκείνους που αναζητούν εργασία.

Πλεονεκτήματα 

Για τους εργοδότες:

• Τα ATS μπορούν να δημοσιεύουν αυτόματα αγγελίες εργασίας σε διάφορες πλατφόρμες, να φιλτράρουν βιογραφικά σε ελάχιστο χρόνο και να προγραμματίζουν συνεντεύξεις, εξοικονομώντας στην επιχείρηση χρόνο και πόρους.

• Εντοπίζουν κατάλληλους υποψήφιους για κάθε θέση. 

• Επιταχύνουν τη διαδικασία των προσλήψεων, βοηθώντας στην έγκαιρη κάλυψη των αναγκών.

Για όσους αναζητούν εργασία:

• Απολαμβάνουν ίσες ευκαιρίες, αφού τα συστήματα ATS δεν έχουν προκαταλήψεις (ηλικία, φύλο, κ.λπ.) και απλώς αξιολογούν τα βιογραφικά βάσει προσόντων.

• Αυξάνονται οι ευκαιρίες εύρεσης εργασίας, αφού το βιογραφικό τους μπορεί να είναι διαθέσιμο σε πολλαπλούς εργοδότες. Ή, όντας στη βάση δεδομένων της επιχείρησης, να ληφθεί υπόψη για άλλες ανοιχτές θέσεις ή να αξιοποιηθεί στο πλαίσιο μελλοντικών αναγκών στελέχωσής της.

• Τα ATS πολλές φορές στέλνουν αυτοματοποιημένα μηνύματα, κρατώντας τους υποψήφιους ενήμερους για την πορεία της αίτησής τους. Έτσι, μειώνουν το στρες που δημιουργεί η έλλειψη ενημέρωσης εκ μέρους των υπευθύνων προσωπικού.

Μειονεκτήματα

Για τους εργοδότες:

• Χάνουν καλούς και ικανούς υποψήφιους, επειδή τα ATS φιλτράρουν με βάση λέξεις-κλειδιά. Αν αυτοί δεν έχουν ενσωματώσει τις εν λόγω λέξεις στο βιογραφικό τους, το σύστημα μπορεί να τους κατατάξει στους μη κατάλληλους.

• Ενίοτε τα ATS είναι αναξιόπιστα, καθώς δεν μπορούν να σκανάρουν σωστά τα βιογραφικά και απορρίπτουν υποψήφιους για λόγους που δεν έχουν να κάνουν με τα προσόντα τους, αλλά, π.χ., επειδή δεν χρησιμοποίησαν μια γραμματοσειρά που το σύστημα μπορεί να διαβάσει.

Για όσους ψάχνουν δουλειά:

• Η λάθος μορφοποίηση του βιογραφικού μπορεί να μπερδέψει το ATS και να τους κοστίσει την ευκαιρία, ακόμα και αν οι ίδιοι είναι ιδανικοί για τη θέση.

• Χρειάζεται να αφιερώνουν χρόνο για να προσαρμόζουν κάθε φορά το βιογραφικό τους ενσωματώνοντας λέξεις-κλειδιά από την αγγελία, κάτι που κάνει τη διαδικασία των αιτήσεων εργασίας πιο κοπιαστική.

“Τα ATS προσφέρουν ίσες ευκαιρίες στο πρώτο στάδιο των αιτήσεων, αφού τα συστήματα αυτά δεν έχουν προκαταλήψεις και απλώς αξιολογούν τα βιογραφικά βάσει προσόντων.”

Πώς φτιάχνω ιδανικό βιογραφικό για συστήματα ATS

Τώρα που έχετε μια καλή εικόνα τού πώς μπορούν τα ATS να επηρεάσουν τις πιθανότητες πρόσληψής σας, ας πάμε στο ζητούμενο: πώς μπορείτε να βελτιστοποιήσετε το βιογραφικό σας, ώστε να είστε σίγουροι ότι θα περάσει επιτυχώς το φιλτράρισμά τους;

Σας έχουμε συγκεντρώσει χρήσιμες συμβουλές, οι οποίες συμπυκνώνονται στα ακόλουθα:

1. Προτιμήστε την απλότητα
2. Ενσωματώστε λέξεις-κλειδιά
3. Αποφύγετε τις συντομογραφίες

«Ναι» στο απλό και σαφές layout

Ένα από τα πρώτα πράγματα που χρειάζεται να εξασφαλίσετε είναι την καλή οργάνωση των πληροφοριών και την αποφυγή περιττών στοιχείων που θα μπορούσαν να μπερδέψουν το ATS (π.χ., εικόνες, γραφήματα και πίνακες).

Σε αυτό το πλαίσιο:

• Κρατήστε ίδιες αποστάσεις μεταξύ των διαφορετικών ενοτήτων και ισορροπημένο περιθώριο γύρω-γύρω από το κείμενό σας. 

• Κάντε ξεκάθαρες τις επιμέρους ενότητες, με διακριτούς τίτλους, π.χ. Προσωπικά στοιχεία, Εκπαίδευση, Επαγγελματική εμπειρία, Δεξιότητες κ.ο.κ. 

• Επιλέξτε μια ευρέως χρησιμοποιούμενη γραμματοσειρά, π.χ., Arial, Calibri, Times New Roman, ώστε να είστε σίγουροι ότι το σύστημα θα μπορεί να τη διαβάσει. 

• Βάλτε bullets όπου ενδείκνυται, όπως στις περιγραφές της εργασιακής εμπειρίας σας ή στις λίστες δεξιοτήτων, καθώς είναι ένα αποδοτικό μέσο οργάνωσης των πληροφοριών σας.

• Αν φτιάξετε βιογραφικό στο Word, μη βάλετε καμία πληροφορία στην κεφαλίδα ή στο υποσέλιδό του, γιατί πολλά συστήματα ATS δεν μπορούν να διαβάσουν εκείνα τα σημεία.

• Αποθηκεύστε το βιογραφικό σας σε μορφή Word ή PDF, αφού άλλοι τύποι μπορεί να μην αναγνωρίζονται από τα ATS. Προσέξτε, όμως: αν σας δίνεται η οδηγία να στείλετε το βιογραφικό σε συγκεκριμένη μορφή, είτε Word είτε PDF, κάντε αυτό που σας λένε, γιατί μπορεί να είναι η μόνη που υποστηρίζεται από το σύστημα που χρησιμοποιούν.

Αν χρησιμοποιήσετε το CVwizard για τη δημιουργία του βιογραφικού σας, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το layout και η μορφοποίησή του θα είναι φιλική προς τα ATS, ώστε να περάσετε το πρώτο στάδιο διαλογής, και ότι το πρότυπο βιογραφικού που θα επιλέξετε θα είναι καλαίσθητο, ώστε να εντυπωσιάσει τους εργοδότες κατά τη δική τους αξιολόγηση της αίτησής σας.

Συμπεριλάβετε λέξεις-κλειδιά

Όπως είπαμε, τα συστήματα ATS φιλτράρουν τα βιογραφικά με βάση λέξεις-κλειδιά που αφορούν τα επιθυμητά προσόντα. Άρα χρειάζεται κι εσείς να συμπεριλάβετε φράσεις και λέξεις-κλειδιά στο βιογραφικό σας.

Μελετήστε καλά την αγγελία και κάντε μία λίστα με τις λέξεις και τις φράσεις που περιγράφουν το προφίλ του ιδανικού υποψήφιου. Μπορεί να είναι «πτυχίο λογιστικής», «εμπειρία 3+ χρόνων σε ρεσεψιόν πεντάστερου ξενοδοχείου», «εμπειρία στην εξυπηρέτηση πελατών», «γνώση Photoshop», «άριστη γνώση αγγλικών», «ομαδικό πνεύμα», «υπευθυνότητα» κ.ο.κ.

Εντάξτε με φυσικό τρόπο αυτές τις λέξεις στο προφίλ, στην περιγραφή της εργασιακής εμπειρίας και της εκπαίδευσης, στις δεξιότητες ή ακόμα και σε προαιρετικές ενότητες του βιογραφικού σας, όπως στην εθελοντική δράση και τα χόμπι.

Λάβετε, επίσης, υπόψη τα εξής:

1. Χρησιμοποιήστε τους όρους όπως παρέχονται στην αγγελία. Αν, δηλαδή, ζητάει «Graphic Designer», γράψτε κι εσείς «Graphic Designer» στο headline ή στο προφίλ σας και όχι «Γραφίστας».
2. Αν δεν απαντάτε σε συγκεκριμένη αγγελία, μελετήστε τον ιστότοπο της επιχείρησης για να δείτε τη γλώσσα που χρησιμοποιεί. Επίσης, διαβάστε αγγελίες για θέσεις σαν και αυτή που θα σας ενδιέφερε, για να δείτε ποια είναι τα πιο επιθυμητά προσόντα.
3. Μην το παρακάνετε με τις λέξεις-κλειδιά. Αν περάσετε την πρώτη φάση διαλογής, το βιογραφικό σας θα διαβαστεί από άνθρωπο. Οπότε θα πρέπει να είναι καλογραμμένο και όχι απλώς μπουκωμένο με λέξεις που θα αρέσουν στο ATS.

«Όχι» σε συντομογραφίες και ορθογραφικά λάθη

Τα ATS δεν τα πάνε καλά με αρκτικόλεξα, συντομογραφίες και πολύ εξειδικευμένους όρους - υπάρχει η πιθανότητα να μην τους καταλαβαίνουν. 

Προσπαθήστε να αποφύγετε τεχνικούς όρους που δεν θα καταλάβαινε εύκολα οποιοσδήποτε δεν ασκεί το επάγγελμά σας. Γράψτε τουλάχιστον μία φορά ολογράφως τα πτυχία σας, ενώσεις στις οποίες συμμετέχετε ή φορείς με τους οποίους έχετε συνεργαστεί και, αν το αρκτικόλεξο ή η συντομογραφία τους είναι ευρέως αναγνωρίσιμη, προσθέστε την μετά σε παρένθεση. Π.χ., Master in Business Administration (MBA).

Επίσης, τα συστήματα ATS δεν θα διαβάσουν σωστά μια λέξη αν είναι ανορθόγραφη ή αν έχει τυπογραφικό λάθος (π.χ., αναγραμματισμό). Φροντίστε το βιογραφικό σας να είναι ορθογραφημένο και προσεγμένο στη λεπτομέρεια - άλλωστε, είναι και θέμα επαγγελματισμού, ανεξάρτητα από τα ATS.

Βελτιστοποιήστε το βιογραφικό σας για τα ATS

Τα συστήματα ATS γίνονται ολοένα και πιο δημοφιλή για την παρακολούθηση και τη διαχείριση αιτήσεων εργασίας, καθώς εξοικονομούν χρόνο και πόρους στις επιχειρήσεις. Ακόμα και αν δεν ανεβάσετε το βιογραφικό σας σε κάποια βάση δεδομένων αλλά το στείλετε με email, υπάρχει περίπτωση να περάσει από ATS, ειδικά αν πρόκειται για μεγάλη επιχείρηση ή για εταιρεία τεχνολογίας.

Ακολουθήστε τις συμβουλές μας, για να φτιάξετε ένα βιογραφικό που όχι μόνο θα είναι φιλικό προς τα συστήματα ATS, αυξάνοντας τις πιθανότητες να περάσετε επιτυχώς το πρώτο στάδιο διαλογής, αλλά και θα εντυπωσιάσει τους εργοδότες στο επόμενο στάδιο, ώστε να διεκδικήσετε με αξιώσεις τη δουλειά των ονείρων σας.