Jak správně poslat životopis e-mailem

V tomto článku se dozvíte, jak poslat životopis e-mailem tak, abyste zvýšili šanci na úspěch. Probereme formu, tón i konkrétní příklady, které vám pomohou udržet profesionální, ale zároveň lidský přístup. Zaměříme se přitom na zvyklosti v českém prostředí, kde se stále častěji cení nejen samotné znalosti a zkušenosti, ale i způsob, jak se dokážete prezentovat ve formální komunikaci.

Proč je v dnešní době stále důležité posílat životopis e-mailem

Možná vás napadne, že v době online náborových portálů je e-mail překonaný způsob, jak reagovat na pracovní inzeráty. Jenže i u nás v Česku je stále mnoho firem, které upřednostňují přímou komunikaci prostřednictvím e-mailu. 

Jde hlavně o menší nebo středně velké společnosti, ale i velké korporace často přivítají zprávu zaslanou přímo do personálního oddělení. Někdy to dokonce snižuje riziko, že se váš životopis ztratí v množství zpráv na kariérních portálech.

Proč upřednostnit e-mail před online formuláři? Můžete lépe kontrolovat, co a v jaké formě posíláte. Personalista se navíc ve vaší zprávě okamžitě zorientuje a vidí, že dokážete efektivně komunikovat. 

Kdy je e-mail lepší řešení? Hodí se zejména v případech, kdy firma přímo uvede kontaktní adresu pro zaslání dokumentů. Nebo pokud na inzerát odpovídá méně uchazečů a vy chcete navázat osobnější kontakt.

Co mít připraveno, než stisknete odeslat

Základním kamenem je samozřejmě kvalitní životopis, který splňuje požadavky českého trhu práce. Pokud si nejste jistí, jaké požadavky to jsou, využijte nástrojů pro tvorbu životopisu online, které mají šablony splňující dané požadavky.

Mnozí personalisté v ČR jsou zvyklí na strukturovaný formát, ve kterém je jasně patrná pracovní historie, vzdělání a relevantní dovednosti. Jako bonus můžete přidat i reference. Pokud jste čerstvý absolvent nebo začínáte novou kariéru, možná se vám bude hodit náš návod, jak vytvořit životopis bez praxe, kde se zaměříte na své silné stránky a přenositelné dovednosti. 

Příprava před odesláním zahrnuje několik kroků:

• Za prvé, zvolte si vhodný formát souboru. V České republice bývá preferovaný PDF formát, a to kvůli zachování rozvržení dokumentu. Někteří personalisté však akceptují i DOCX (životopis vytvořený ve Wordu), protože se v něm dají provádět úpravy. Pokud ale není v inzerátu uvedeno jinak, doporučujeme odeslat životopis ve formátu PDF.
• Za druhé, správně pojmenujte své soubory. Název souboru by měl obsahovat vaše jméno a příjmení, například Jan_Novak_CV.pdf nebo Jan_Novak_Zivotopis.pdf, aby bylo na první pohled patrné, komu dokument patří.
• Za třetí, připravte si motivační dopis, pokud je vyžadován. Větší firmy ho častěji chtějí, a proto se vyplatí mít ho připravený. Jestli si nevíte rady s rozvržením a obsahem, inspirujte se našimi vzory motivačních dopisů. 

Jak napsat zajímavý předmět e-mailu

Vynikněte mezi ostatními kandidáty předmětem e-mailu, který přiměje personalisty otevřít právě váš e-mail. Personalisté dostávají stovky, ne-li tisíce, žádostí o zaměstnání na mnoho různých pozic ve firmě. 

Pomozte jim na první dobrou vidět, na jakou pozici se hlásíte. Nepoužívejte obecné fráze typu „žádost o zaměstnání“ nebo „reakce na inzerát“.  

Příklady dobrých předmětů:

Jak napsat text e-mailu

Na psaní samotného textu e-mailu se často zapomíná, přestože to může rozhodnout o tom, jak vás personalista vnímá. V České republice je zvykem držet se formálnějšího tónu, zvlášť pokud firmu ani personalistu osobně neznáte.

Oslovení by mělo být formální. Pokud znáte jméno kontaktní osoby, začněte „Vážený pane Nováku“ nebo „Vážená paní Nováková“. Jestli jméno nevíte, postačí „Vážený pane / Vážená paní“ nebo „Dobrý den“.

V několika větách vysvětlete, proč píšete, na jakou pozici reagujete a proč byste se na ni hodili. Ukažte trochu osobnosti, ale zároveň zůstaňte věcní a struční.

Na závěr poděkujte za čas a případně nabídněte možnost osobního setkání nebo doplnění informací.

Příklad textu e-mailu:

Tímto způsobem dáváte najevo nejen svůj zájem, ale i to, že rozumíte základům formální komunikace na reprezentativní úrovni.

Jak správně přiložit životopis a motivační dopis

Chyby z nepozornosti se mohou stát každému z nás. Než odešlete svůj pečlivě napsaný e-mail, ujistěte se, že jste vložili jako přílohu správný životopis a motivační dopis. Nezřídka se stává, že kandidát odešle perfektní e-mail, ale zapomene na přílohy, což neudělá ten nejlepší první dojem.

Ujistěte se, že jste správně pojmenovali své soubory. Použijte formu jako Jan_Novak_CV.pdf a Jan_Novak_MotivacniDopis.pdf, aby personalisté nemuseli v záplavě dokumentů od všech kandidátů pátrat, který soubor patří komu. 

Ideální formát je PDF, pokud v inzerátu není výslovně uvedeno jinak. Někdy ale v inzerátu najdete požadavek na životopis ve formátu DOCX a v tom případě se řiďte pokyny zaměstnavatele.

Před odesláním si ověřte, že se dokumenty dají otevřít, nejsou poškozené a že mají přiměřenou velikost (ideálně do 1-2 MB). Velké soubory mohou končit v antispamových filtrech nebo se odesílat příliš dlouho.

Nejčastější chyby a jak se jim vyhnout

I zdánlivá maličkost může zavřít dveře k pohovoru.

1. Příliš neformální tón. Při prvním kontaktu je lepší držet se formální roviny nehledě na váš věk, úroveň zkušeností nebo pozice, na kterou se hlásíte. Formální tón je známka respektu vůči druhé straně.
2. Zapomenuté přílohy. Stát se to může každému, avšak dobrý první dojem s tím neuděláte. Budete působit roztržitě a nedůvěryhodně. Vyplatí se proto nespěchat a vše si před odesláním pečlivě zkontrolovat.
3. Nevhodná e-mailová adresa. Adresy typu hanulinka123@priklad.cz nebo pepanator777@priklad.cz nepůsobí profesionálně. Vytvořte si raději e-mailovou adresu s vlastním jménem, například jan.novak@priklad.cz.
4. Prázdný text e-mailu. Když jen přiložíte životopis nebo motivační dopis, aniž byste něco napsali do těla zprávy, působí to jako nedostatek zájmu a profesionality.

Je vhodné se připomenout?

Hlásili jste se na pracovní pozici, ale nikdo se vám neozval? Bohužel to je stále v našich končinách běžná praxe. Proto se v českém prostředí vyplatí sledovat reakce a nebát se připomenout.

Jak dlouho byste měli čekat, než je vhodné se připomenout? Obvykle dva týdny. Některé firmy mají zdlouhavé výběrové řízení, takže mohou reagovat později. Nehodí se proto personalisty uhánět již po pár dnech, pravděpodobně se k vašemu e-mailu ještě nedostali a mohli byste zkazit první dojem.

Pokud vám na e-mail nikdo nereagoval, měli byste ho poslat znovu? V případě, že se vám vrátil jako nedoručitelný, zkontrolujte e-mailovou adresu, případně se podívejte, jestli firma nemá k dispozici jiný kontakt. Jestliže byl e-mail doručen, ale nikdo se neozývá, je vhodné po dvou týdnech poslat zdvořilý dotaz, jestli byl váš e-mail doručen.

Než se však budete personalistovi připomínat, vždy si zkontrolujte složku spamu nebo hromadné pošty. Obzvlášť pokud používáte e-mailové služby zdarma typu Seznam či Gmail. Odpověď personalisty mohla totiž skončit tam a vy jste ji mohli přehlédnout.

Ukázka připomínkového e-mailu:

Takový e-mail je stručný, jasný a dává firmě signál, že máte o pozici skutečný zájem.

„Dobře napsaný e-mail je často prvním důkazem, že víte, jak profesionálně komunikovat a máte potenciál stát se reprezentativním zaměstnancem firmy.“

Shrnutí

Odeslání dobře napsaného e-mailu s životopisem a případným motivačním dopisem může působit jako jednoduchý úkol, ale na detailech záleží. Ať už jde o formát souboru, správné oslovení nebo výběr předmětu, všechny tyto zdánlivé maličkosti ve výsledku ovlivňují, jak vás personalista vnímá. Jestliže se zaměříte na to, jak poslat životopis e-mailem opravdu profesionálně, můžete se výrazně odlišit od ostatních uchazečů.

Pokud tápete, inspirujte se našimi vzory životopisů a vzory motivačních dopisů. Ať už jste zkušený profesionál, nebo právě sestavujete svůj první životopis, vyplatí se věnovat pozornost detailům.

Nezapomeňte si z článku odnést hlavní poznatek: každý krok, od správného formátování dokumentů až po zdvořilý připomínkový e-mail, může hrát podstatnou roli v tom, zda dostanete pozvánku na pohovor. Pokud váháte, nechte svůj e-mail přečíst někoho z vašich blízkých, aby si případně všimli něčeho, co vy jste přehlédli.