Cómo hacer una hoja de vida compatible con ATS

¿Qué significa “ATS”?

Del inglés, Applicant Tracking System, se traduce al español como “Sistema de Seguimiento de Candidatos”. También se los suele llamar Sistema de Gestión del Proceso de Selección, Sistema de Gestión de Candidatos o simplemente “escáner de hoja de vida”. Existe un software relacionado llamado Candidate Relationship Management (CRM) o Gestión de Relaciones con los Candidatos, que está principalmente enfocado a encontrar nuevos talentos y fortalecer los lazos con postulantes potenciales. 

Si bien las empresas locales y nacionales en Latinoamérica todavía tienen dificultades económicas y de capacitación del personal para usar ATS para filtrar hojas de vida, las compañías internacionales y extranjeras sí han adoptado estas tecnologías. (1)

Hay diversos softwares para agilizar el proceso de selección, tales como Greenhouse, SmartRecruiters, Zoho Recruit, BambooHR, Jobvite, JazzHR, Lever, Recruitee, Breezy HR, Clear Company y Bizneo. Utilizar uno u otro depende de las necesidades de contratación y tamaño de la empresa (pequeña, mediana, grande, multinacional, etc.). 

¿Cómo funciona un ATS? 

Para crear una hoja de vida optimizada para ATS, primero debes saber cómo funciona este software. Los pasos básicos para filtrar postulaciones son los siguientes:  

Definir y fijar criterios de selección

El propio responsable de contratación puede especificar qué habilidades, experiencia y estudios quiere que tenga el candidato idóneo y configurar estas palabras claves en el ATS para que actúen como filtros para las hojas de vida. También es posible que el mismo software, usando la inteligencia artificial, extraiga las palabras claves de la descripción de la oferta laboral. 

Además de definir los requisitos deseados, es posible otorgar a cada criterio un valor, jerarquizando los más importantes para el puesto de trabajo. 

Escanear las hojas de vida

Una vez que las palabras claves están definidas y ponderadas, el ATS comienza a escanear automáticamente cada hoja de vida en busca de habilidades, certificaciones, cargos, idiomas, etc. Vale destacar que estos softwares no pueden leer gráficos ni fotografías, por lo que una organización clara y un diseño simple son mejores que los formatos más creativos. 

Clasificar y preseleccionar los candidatos

En función de cuántas palabras y expresiones claves se identifiquen y del peso que tenga cada una para la oferta laboral, el ATS clasificará las hojas de vida y seleccionará aquellas más idóneas, las cuales llegarán al reclutador. 

Las solicitudes que no cumplan con los requisitos obligatorios no superarán este “filtro” y quedarán eliminadas. Por ejemplo, si es un criterio excluyente que el profesional cuente con un mínimo de 2 años de experiencia laboral, las hojas de vida que no cumplan con esto no pasarán a la siguiente etapa.

Beneficios y obstáculos de los ATS

Aunque muchos candidatos se siente inseguros o temerosos al saber que su hoja de vida será leída por un ATS, lo cierto es que esta herramienta presenta beneficios e inconvenientes para postulantes y reclutadores: 

Ventajas

La principal ventaja de estos software es la agilización de los procesos de selección. Los encargados de contratación ahorran tiempo, cuentan con una asistencia objetiva para sopesar las fortalezas de cada candidato y pueden añadir comentarios a cada candidatura, programar entrevistas o facilitar la comunicación en los reclutamientos colaborativos. (2) 

Por su parte, los candidatos pueden hacer un seguimiento de sus solicitudes y saber de inmediato si han sido rechazados o no. De hecho, se evita una situación angustiante y bastante común que ocurre al enviar una hoja de vida y no recibir respuesta. (1) 

Otro beneficio de los Sistemas de Seguimiento de Candidatos radica en la posibilidad de crear una especie de repositorio con candidatos que tienen potencial y podrían ser adecuados para ofertas laborales futuras. Asimismo, el tomar decisiones basadas en datos y calificaciones objetivas reduce la discriminación y el sesgo de reclutadores y permite contratar al mejor talento y diversificarlo. 

Inconvenientes

Con respecto a las desventajas de usar ATS para escanear hojas de vida, podemos decir que muchos candidatos se sienten amenazados por esta herramienta porque no saben cómo crear una solicitud capaz de superar los filtros automáticos. Entonces, para pasar esta prueba deben aprender a hacer hojas de vida compatibles con ATS, lo cual lleva tiempo y esfuerzo. 

Por su parte, las empresas deben invertir tiempo y dinero para capacitar a su equipo de Recursos Humanos en el uso adecuado de los softwares para escanear hojas de vida. A su vez, algunos reclutadores más tradicionales desconfían de que una tecnología basada en inteligencia artificial pueda ser eficiente para preseleccionar los candidatos más aptos. 

“Otro beneficio de los Sistemas de Seguimiento de Candidatos radica en la posibilidad de crear una especie de repositorio con candidatos que tienen potencial y podrían ser adecuados para ofertas laborales futuras”.

Cómo crear una hoja de vida apta para ATS

Para hacer una hoja de vida optimizada para ATS debes considerar los siguientes consejos y buenas prácticas: 

Identifica y utiliza las palabras claves del anuncio de empleo

Lo primero que debes hacer para que tu hoja de vida sea apta para ATS es leer con atención la descripción de la oferta laboral e identificar palabras claves y requisitos (años de experiencia, nivel y área de estudios, habilidades personales y técnicas, idiomas, empleos anteriores). 

Estos términos deben ser usados en las diversas secciones de tu hoja de vida tal cual aparecen en el anuncio, es decir, si se busca un “Analista de Marketing y Comunicación” debes presentarte exactamente de esta manera en el encabezado y el perfil de la hoja de vida, en lugar de colocar “Graduado o Licenciado en Marketing”. 

Con respecto a las siglas y abreviaturas, debes emplearlas solamente si en la oferta laboral se utilizan. Por poner un caso, SEO en vez de Search Engine Optimization, o MCER para indicar “Marco Común Europeo de Referencia”. 

Escoge un formato de hoja de vida compatible con ATS

Los ATS prefieren las hojas de vida cronológicas, por lo que tu experiencia y educación deben ser mencionadas siguiendo un orden temporal, idealmente desde el presente hacia el pasado. Con el fin de aumentar tus posibilidades de superar estos filtros automáticos, te recomendamos evitar las hojas de vida creativas y, sobre todo, las infografías, ya que son difíciles de escanear por la gran cantidad de elementos gráficos. 

Evita poner una fotografía

Aunque en España y América Latina todavía suele acostumbrarse incluir una fotografía profesional en la hoja de vida, los ATS no se llevan bien con las fotos. Por eso, es aconsejable aprovechar este espacio añadiendo información que sí será captada y procesada por el software.  

Organiza las secciones de manera simple y clara

Cada sección (encabezado, datos personales, perfil, experiencia, formación académica, habilidades, idiomas y otras) debe tener su espacio en la página y estar debidamente destacada, la mayoría mediante un título. Por eso, usar una plantilla profesional de hoja de vida es muy conveniente para superar los ATS. 

Garantiza la legibilidad mediante un diseño limpio

La legibilidad de la hoja de vida, que no debería ocupar más de una o dos páginas, se garantiza mediante: 

• La armonía entre fondo, texto y elementos gráficos, procurando que predomine el primero. 
• La distribución del texto, especialmente en la sección “Experiencia”, en listas con viñetas y no como un solo bloque o párrafo.  
• El uso de una tipo de fuente sencilla (Arial, calibri, Lato, Poppins, Verdana), de tamaño 10 a 12 puntos e interlineado de 1,15-1,5. 
• El empleo estratégico y moderado de la “negrita” y “cursiva” para destacar ciertos elementos (título obtenido, cargo ocupado, habilidad). 

Pule la redacción

Los errores ortográficos o de tipeo pueden dejarte fuera del proceso de selección, ya que el software no reconocerá la palabra clave. Además, si superas los filtros ATS, tu hoja de vida llegará al reclutador, quien no verá con buenos ojos la mala redacción. 

Guarda tu hoja de vida como archivo PDF o .docx

Siempre recomendamos optar por el formato PDF para hacer una hoja de vida para ATS porque te aseguras de que ningún elemento se mueva ni se produzcan desajustes en la alineación. Sin embargo, los Sistemas de Seguimiento de Candidatos también leen correctamente los archivos .docx. 

Puntos claves sobre la hoja de vida ATS

• Los ATS simplifican y agilizan el proceso de contratación al filtrar hojas de vida, funcionar como repositorio de datos, mejorar la comunicación y favorecer la colaboración entre los reclutadores y otros profesionales implicados. 
• Para que una hoja de vida sea compatible con ATS debe tener un diseño simple y limpio, estar bien organizada y contener las palabras claves que aparecen en la descripción de la oferta laboral. 
• CVwizard te proporciona plantillas de hoja de vida aptas para ATS que son fáciles de completar y editar. Asimismo, puedes usar sus ejemplos de hojas de vida como guía para aumentar tus posibilidades de pasar los filtros ATS y conseguir una entrevista. 

Referencias:

(1) Artículo de El Economista (México): La revolución de los ATS: Los temores y las oportunidades para Recursos Humanos 
(2) Artículo de WorkLife: WTF is an ATS (and why should job seekers care)? - WorkLife