Sơ yếu lý lịch công chứng: Hướng dẫn chi tiết và những điều bạn cần biết

Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về sơ yếu lý lịch công chứng (thực tế là chứng thực) tại Việt Nam, từ việc xác định vị trí công chứng, chuẩn bị giấy tờ cần thiết đến các bước thực hiện và những lưu ý quan trọng để tránh các sai sót không đáng có. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về sự khác biệt giữa công chứng và chứng thực chữ ký, cũng như làm sáng tỏ những thắc mắc thường gặp về vấn đề này.

Sơ yếu lý lịch công chứng là gì?

Sơ yếu lý lịch là một tài liệu quan trọng, trình bày một cách tóm tắt thông tin cá nhân,  trình độ chuyên môn của một người, thể hiện qua quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, giáo dục…. Thông thường, sơ yếu lý lịch được sử dụng trong các thủ tục hành chính, xin việc làm hoặc để xác nhận thông tin cá nhân. Sơ yếu lý lịch công chứng (thực chất là chứng thực chữ ký) là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký của bạn trên CV là chính chủ, không phải là để công nhận tính chính xác của nội dung.

Công chứng và Chứng thực chữ ký – Điểm khác biệt quan trọng

Để hiểu rõ hơn về sơ yếu lý lịch công chứng hoặc chứng thực, chúng ta cần phân biệt rõ giữa công chứng và chứng thực.

• Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật. Công chứng viên sẽ thẩm định nội dung của văn bản, đảm bảo nó không trái pháp luật và đạo đức xã hội. Thông thường, thủ tục công chứng cần sự hiện diện và công chứng của hai bên liên quan đến văn bản được ký kết.
• Chứng thực chữ ký là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận chữ ký của bạn trên một văn bản là của bạn. Trong trường hợp sơ yếu lý lịch công chứng, bạn chỉ cần chứng thực chữ ký của mình trên sơ yếu lý lịch. Cơ quan chứng thực không thẩm định nội dung của sơ yếu lý lịch. Việc chứng thực được một bên đưa ra yêu cầu, bên này không cần hiện diện tại cơ quan tiến hành chứng thực.

Vậy, bạn cần loại nào? Sơ yếu lý lịch không nằm trong danh mục bắt buộc hoặc cần công chứng theo pháp luật quy định nên những trường hợp được yêu cầu chứng minh tính xác thực, bạn chỉ có thể yêu cầu văn phòng công chứng thực hiện chứng thực chữ ký để chứng minh người khai và ký lên văn bản sơ yếu lý lịch đó chính là bạn.

Quy trình chứng thực sơ yếu lý lịch tại Việt Nam

Dưới đây là các bước chi tiết để chứng thực sơ yếu lý lịch của bạn:

• Chuẩn bị giấy tờ cần thiết, công chứng sơ yếu lý lịch cần giấy tờ gì:
• Sơ yếu lý lịch: Mẫu CV phải được điền đầy đủ thông tin và được trình bày rõ ràng, dễ đọc.
• Giấy tờ tùy thân (bản gốc): Căn cước công dân (CCCD) hoặc Chứng minh nhân dân (CMND), nếu còn hiệu lực; có thể thay thế bằng Hộ chiếu.

Sơ yếu lý lịch công chứng ở đâu? Sau khi đã chuẩn bị xong các giấy tờ cần thiết, bạn tiến hành chứng thực sơ yếu lý lịch bằng cách đến một trong các địa điểm sau:

• Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã: Đây là một trong những nơi thường được chọn để chứng thực chữ ký.
• Phòng Tư pháp: Phòng Tư pháp cũng có thẩm quyền chứng thực chữ ký. Vì sơ yếu lý lịch thuộc loại loại văn bản đơn giản và không liên quan đến tài sản lớn, nên Phòng Tư pháp các cấp đều có khả năng và thẩm quyền xác thực.
• Văn phòng công chứng: Các văn phòng công chứng cũng có thể hỗ trợ chứng thực chữ ký.

Bạn có thể để trống phần chữ ký trên sơ yếu lý lịch trước khi đến nơi chứng thực vì có khả năng bạn sẽ được yêu cầu ký vào sơ yếu lý lịch với sự chứng kiến của người có thẩm quyền chứng thực.

• Nộp lệ phí: Thanh toán lệ phí theo quy định. Thủ tục chứng thực chữ ký có chi phí không cao.
• Nhận kết quả: Thời gian giải quyết thường rất nhanh, có thể là trong buổi làm việc. Nếu thời gian nộp hồ sơ tại cơ quan gần cuối giờ làm việc, thời gian trả kết quả có thể kéo dài qua ngày hôm sau.

Cách tránh những sai sót thường gặp

Để đảm bảo quy trình chứng thực chữ ký cho sơ yếu lý lịch diễn ra thuận lợi, bạn cần tránh những sai sót sau:

• Thiếu giấy tờ: Đảm bảo mang đầy đủ giấy tờ tùy thân (bản gốc hoặc bản chính đã được chứng thực sao y bản chính) và sơ yếu lý lịch đã được điền đầy đủ thông tin.
• Mẫu sơ yếu lý lịch không đúng chuẩn, hay đã có mẫu mới thay thế: Khác với việc nộp sơ yếu lý lịch đơn thuần cho nhà tuyển dụng, họ chỉ cần các thông tin có trên đó. Khi bạn được yêu cầu nộp sơ yếu lý lịch có chứng thực chữ ký, ở bước chứng thực, một số cơ quan tiến hành chứng thực có thể từ chối tiếp nhận sơ yếu lý lịch không theo mẫu chính thức mới nhất. Hãy sử dụng các mẫu sơ yếu lý lịch chính thức hoặc tìm hiểu kỹ về yêu cầu định dạng của nơi bạn nộp hồ sơ để chứng thực chữ ký.
• Chữ ký trước khi chứng thực: Tuyệt đối không ký vào sơ yếu lý lịch trước khi đến cơ quan chứng thực. Chữ ký phải được thực hiện trước mặt cán bộ có thẩm quyền. Ngoài thông tin điền vào các phần để trống trên sơ yếu lý lịch và ảnh trên CV, lưu ý không ký vào sơ yếu lý lịch trước khi được yêu cầu.

Kết luận

Như vậy, việc chứng thực sơ yếu lý lịch là một thủ tục đơn giản nhưng cần thiết khi được nhà tuyển dụng yêu cầu, thường gặp ở những đơn vị tuyển dụng là cơ quan nhà nước. Hãy chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ, nắm rõ quy trình được nêu chi tiết ở trên, hoặc hỏi qua email, điện thoại các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký xem có thay đổi nào về quy trình, thủ tục trước khi đến đó để tiến hành.

Ngoài ra, tham khảo kỹ mục những sai sót thường gặp để đảm bảo quá trình chứng thực chữ ký sơ yếu lý lịch không gặp trở ngại gì. Chúc bạn thành công!