Jak napisać CV przyjazne systemom ATS?

Czym jest i co oznacza system ATS?

Skrót ten pochodzi z języka angielskiego i rozwija się do „Applicant Tracking System”, a zatem jest to system śledzenia kandydatów w trakcie procesu rekrutacji. Nie jest to jednak jedyna nazwa, z którą można się spotkać. W Internecie tudzież na swojej ścieżce zawodowej funkcjonują również warianty „Candidate Relationship Management” (w skrócie CRM), czyli zarządzanie relacjami z kandydatami. Ponadto czasami można natknąć się na ogólnik – „system rekrutacyjny”.

Czym jest system ATS? W telegraficznym skrócie to narzędzie służące do przyspieszenia procesu rekrutacyjnego poprzez ułatwienie pracy specjalistom HR i zespołowi zatrudniającemu. Rozwiązanie to cieszy się ogromną popularnością dzięki swej wydajności. Według najnowszych raportów, w Polsce korzysta z niego co najmniej 36% przedsiębiorstw (1). Nie ma co się dziwić, albowiem już w pierwszych etapach procesów rekrutacyjnych narzędzie to potrafi odfiltrować aż 75% kandydatów (2). Oszczędności czasowe są tutaj zatem gigantyczne.

Na czym polega działanie systemów ATS?

Wiedząc już, z czym mamy do czynienia, pomówmy krótko o zasadzie działania tego narzędzia. System ATS pomaga rekruterom w filtrowaniu kandydatów na podstawie tego, czy w swoim CV użyli oni odpowiednich słów kluczowych. Oznacza to, że jeśli nie wykorzystasz optymalnych fraz w swoim CV, ATS prawdopodobnie Cię odrzuci.

Już sama powyższa zerojedynkowa zależność brzmi dość bezwzględnie, jednak to nie koniec. Istnieje jeszcze jedno, nieco mniej znane kryterium, którym system ATS kieruje się dokonując wstępnej selekcji. Mowa tutaj o formatowaniu, w związku z czym wysyłając swoje CV musisz każdorazowo upewnić się, że przedkładasz je zgodnie z wymaganiami, o których opowiemy sobie za moment.

Jak zatem wyglądają procesy rekrutacyjne wspierane przez systemy ATS? Rekruterzy tworzą w systemie ogłoszenie o pracę i umieszczają je na wybranych portalach i stronach z ofertami. Dalej wszystko przebiega w dużym stopniu automatycznie: kandydaci przesyłają swoje życiorysy, listy motywacyjne i inną dokumentację. System ATS skanuje zgłoszenia, wydobywając z nich informacje i słowa kluczowe, w tym dane o doświadczeniu, edukacji, umiejętnościach czy dane kontaktowe. Następnie zgłoszenia są filtrowane zgodnie z wymaganiami firmy. Garść kandydatów zostaje zaproszona do dalszego etapu, a reszta otrzymuje automatyczne zwrotki z podziękowaniem za udział i informacją o odrzuceniu ich aplikacji.

System ATS przydaje się również w późniejszych etapach rekrutacji. Ułatwia on planowanie spotkań z kandydatami, monitoruje terminowość przesyłanych przez nich zadań rekrutacyjnych, a także pomaga przy finalnym składaniu oferty. W dodatku, wiele systemów stworzono z myślą o współpracy członków zespołu – kierownictwo, zarząd i inne decyzyjne osoby w firmie mają wgląd w kandydatów w trakcie procesu rekrutacyjnego.

Systemy ATS – korzyści i pułapki

Choć na pierwszy rzut oka mogło by się wydawać, że automatyczne filtrowanie kandydatów to złoty środek dla każdej firmy, systemy ATS nie pozostają całkowicie bez wad. Jak to zwykle bywa z (prawie) pełną automatyzacją, okazjonalny błąd to zjawisko w zasadzie nieuniknione, które może kosztować obie strony.

Zalety korzystania z systemów ATS

• Oszczędności czasowe i finansowe – wykorzystanie tego oprogramowania ogromnie przyspiesza przebieg procesów rekrutacyjnych. Ponieważ pracownicy kadrowi nie muszą spędzać tyle czasu nad manualnym zarządzaniem rekrutacją, więcej uwagi mogą poświęcić na inne zadania. Nabiera to dodatkowego znaczenia, jeśli dział HR w firmie ma nadmiar obowiązków.
• Pozyskiwanie dopasowanych kandydatów – to obopólna korzyść i dla firmy, i dla pracownika. Narzędzia ATS można dostosować pod kątem przeróżnych czynników i zmiennych. Oznacza to, że firma w przeważającej większości przypadków pozyska świetnie dopasowanego do jej potrzeb pracownika. Z kolei kandydat może mieć pewność, że jego zdolności i dotychczasowe doświadczenie nie rozminą się z profilem nowego stanowiska.
• Współpraca międzyzespołowa –systemy ATS dają wgląd w przebieg rekrutacji nie tylko rekruterom, lecz także zespołowi, do którego kandydat ma docelowo trafić. Ponieważ osoby pracujące w zasobach ludzkich nie są zawsze idealnie rozeznane w specyfice danego stanowiska, głos innych pracowników może okazać się bezcenny lub wręcz decydujący.

Pułapki związane z ATS

• Przypadkowe odrzucanie najlepszych kandydatów – błędy i nieporozumienia zdarzają się wszędzie, także w komputerowych algorytmach. Przedsiębiorstwa zbyt mocno polegające na ATS niejako skazują się na jego łaskę. Niewykluczone, że czasami jego ewaluacje okażą się błędne, a żeby temu zapobiec, należałoby go bacznie nadzorować, co przeczy założeniom programu.
• Odczłowieczenie procesów rekrutacyjnych – rozwój zawodowy to dla wielu delikatny, acz niezwykle ważny w życiu temat. Świadomość, że nasz życiorys oceniany jest przez komputer, a nie żywego człowieka, może u niektórych wywoływać lekko mówiąc mieszane uczucia.
• Wątpliwość bezpieczeństwa danych –systemy ATS potrafią zarządzać niezliczonymi zgłoszeniami, a zatem ilości wrażliwych danych osobowych w nich przechowywanych są zatrważające. Jeśli firma nie dba odpowiednio o cyberbezpieczeństwo, nietrudno wyobrazić sobie katastrofę, która mogłaby dotknąć setki, jeśli nie tysiące ludzi, gdyby ich dane wyciekły lub zostały skradzione.

„Rozwiązanie to cieszy się ogromną popularnością dzięki swej wydajności – już w pierwszych etapach procesów rekrutacyjnych potrafi ono bowiem odfiltrować 75% kandydatów.” Przy takich wynikach nic dziwnego, że system ten jest tak powszechny. Właśnie z tego względu tworzenie CV przyjaznego ATS jest tak ważne dla sukcesu zawodowego.

Jak napisać CV przyjazne ATS – praktyczne porady

Teorię mamy już za sobą, pora przejść do działania. Jeśli czytając ten artykuł dowiadujesz się o funkcjonowaniu systemów ATS po raz pierwszy, możesz odnieść wrażenie, że stoisz przed nie lada wyzwaniem – nic bardziej mylnego.

Dopasowanie się do kryteriów tych narzędzi to kwestia wprawy, której nabierzesz bardzo szybko, postępując zgodnie z niżej wymienionymi wskazówkami. Wystarczy, że zadbasz o:

• Optymalizację CV pod kątem wyglądu i elementów graficznych
• Wykorzystywanie właściwych słów kluczowych
• Nieużywanie żargonu i skrótów, z którymi system ATS sobie nie poradzi
• Sprawdzenie czytelności CV przez system ATS z wyprzedzeniem

Omówmy sobie wszystkie te punkty szczegółowo:

Zoptymalizuj CV pod kątem wyglądu

Jeśli jest coś, czego system ATS nie zdzierży, to jest to nieestetyczne CV. Na estetykę składa się kilka części i warto zadbać o to, by przypadkiem nie podpaść systemowi poprzez nieodpowiednie wybory w tym zakresie.

Po pierwsze, koniecznie dobierz odpowiednią czcionkę. Zrezygnuj z fikuśnych krojów na rzecz sprawdzonych i klasycznych rozwiązań. Najlepiej sprawdzają się proste i bezszeryfowe czcionki, takie jak Cambria, Arial, Garamond, czy Helvetica. Najlepiej trzymać się rozmiaru 11 lub 12 i powiększyć nagłówki sekcji do np. rozmiaru 14, aby ułatwić oprogramowaniu wyłapanie tego, gdzie kończy a gdzie zaczyna się każda sekcja.

Skoro o sekcjach mowa, to zapamiętaj też, by Twoje CV faktycznie zawierało wszystko, co niezbędne: doświadczenie, podsumowanie zawodowe, edukację i umiejętności. Najlepiej ułatwić sobie tu życie korzystając ze sprawdzonych wzorów CV.

Idąc dalej, upewnij się, że zachowujesz na swoim CV odpowiednie marginesy z każdej strony. Standardowe formatowanie przewiduje 2,5-centymetrowe odstępy i to właśnie pod taki wymiar najczęściej skalibrowane są systemy ATS.

Wreszcie, zapisz swoje CV w formacie PDF. Działa on najsprawniej i jest najmniej skory do błędów w odczycie.

Wykorzystaj odpowiednie słowa kluczowe

Swoistym wielkim filtrem dla systemu ATS są słowa kluczowe w danym życiorysie. Ich brak praktycznie zawsze skutkuje odrzuceniem kandydata bez dalszych pytań czy ceregieli.

Jak temu zapobiec? Zapoznaj się dokładnie z ogłoszeniem o pracę. Tam, gdzie wypisano w nim obowiązki i niezbędne kwalifikacje wypatruj tych kluczowych fraz. Stwórz swoje CV w taki sposób, by opisując swoje umiejętności i osiągnięcia używać dokładnie tych zwrotów. W ten sposób drastycznie zwiększysz prawdopodobieństwo sukcesu.

Nie myśl jednak, że warto próbować oszukać system ATS– nie nadużywaj rzeczonych fraz ani nie kopiuj ich bezpośrednio z ogłoszenia. Jeśli przedobrzysz, system wykryje Twój podstęp i w efekcie Cię zdyskwalifikuje.

Unikaj żargonu i niszowych sformułowań

System ATS nie pracuje w Twojej branży, a jedynie odpowiada za filtrowanie kandydatów. Nie zapominaj o tym podczas pisania CV, gdyż w przeciwnym razie, chcąc np. zaimponować pracodawcy swoją techniczną wiedzą, możesz nieumyślnie sobie zaszkodzić.

Jeśli podczas skanowania Twojego życiorysu system napotka zbyt wiele nieznanych mu sformułowań, skrótów lub wyrażeń z żargonu, może zdyskredytować Cię z tego błahego powodu, że Cię zwyczajnie nie zrozumiał.

Dlatego też tworząc optymalne pod systemy ATS CV pamiętaj, by operować niezbyt skomplikowanym słownictwem. Przykładowo, jeśli aplikujesz na pracę w finansach, oczywiście możesz używać skrótów KPI czy ROI. Odwołując się natomiast do nieco bardziej skomplikowanego konceptu analizy DCF możesz wprawić system w zakłopotanie.

Sprawdź, czy Twoje CV jest czytelne dla ATS

Przed wysłaniem swojego życiorysu warto poświęcić dodatkowe kilka minut na próbę generalną. W Internecie nie brakuje narzędzi naśladujących działanie ATS, które w mgnieniu oka ocenią kompatybilność Twojego CV i w razie czego wskażą, nad czym warto się jeszcze pochylić.

Niestety, za dostęp do większości z nich trzeba będzie zapłacić. Tu stosunek każdego z nas będzie zapewne nieco inny, lecz jeśli dla Ciebie gra jest warta świeczki, wykupienie takiego dostępu może być właściwą inwestycją.

Tworzenie CV pod system ATS – o tym musisz pamiętać

Podsumowując, gdy piszesz i wysyłasz swoje CV, w zdecydowanej większości przypadków trafi ono najpierw pod lupę systemu ATS. Zadbaj o poniższe aspekty, aby zminimalizować ryzyko odrzucenia Twojej aplikacji:

• Stwórz CV wykorzystując do tego schludny szablon CV i klasyczne czcionki oraz zapisz je jako PDF. Dla systemu ATS prostota jest najważniejsza.
• W opisach doświadczenia i umiejętności wplataj frazy i słowa kluczowe zapożyczone z ogłoszenia o pracę, by przejść przez rygorystyczne filtry.
• Zrezygnuj z nadmiernie specjalistycznej terminologii i żargonu – narzędzia ATS nie są ekspertem w Twojej dziedzinie.
• Skorzystaj z narzędzi online, by sprawdzić, jak ATS poradzi sobie z Twoim CV i wprowadź niezbędne poprawki, jeśli trzeba.

Źródła:

(1) HRM Institute: Raport Employer Branding w Polsce 2023

(2) ZenHR: Why You Should Invest in an Applicant Tracking System (ATS).