Kuinka tehdä ATS-ystävällinen CV

Mikä on ATS?

ATS on lyhenne sanoista applicant tracking system, eli suomeksi sanottuna rekrytointijärjestelmä, joka on rekrytoinnin tueksi erityisesti kehitetty tietojärjestelmä. Mikäli olet hakenut työpaikkaa yrityksen tai julkisen puolen organisaation kotisivujen kautta, on todennäköistä että olet täyttänyt tietosi ja ladannut ansioluettelosi verkossa olevaan kaavakkeeseen. Monessa tapauksessa hakijoita pyydetään myös rekisteröitymään. Tämä on tyypillinen esimerkki siitä, kuinka rekrytointijärjestelmän käyttö näkyy työnhakijalle.

Työnantajille, ja etenkin rekrytoinnin parissa työskenteleville ATS on keino hallita koko työnhakuprosessia ja yhteydenpitoa hakijoiden kanssa. Rekrytointijärjestelmien suosio on kasvanut viime vuosina, sillä tietosuojalainsäädäntö vaatii työnantajia poistamaan tarpeettomat henkilötiedot, joita etenkin rekrytointiprosessissa on paljon. Eli mikäli olet ihmetellyt miksi et enää voi lähettää ansioluetteloasi suoraan työnantajalle sähköpostilla, vaan sinua pyydetään täyttämään lomake verkkosivuilla, on tähän syynä todennäköisesti se, että työnantaja haluaa huolehtia tietosuojasta. Sähköpostilla lähetetty ansioluettelo voi nimittäin päätyä jäämään sähköpostilaatikkoon, mikä ei ole tietosuojakäytännön mukaista. 

Kuinka ATS toimii? 

Kilpailu työmarkkinoilla on kovaa melkein joka alalla, ja etenkin suosituimpiin työpaikkoihin tulee usein valtava määrä hakemuksia, jopa useita satoja. Työnantajille ja etenkin rekrytoinnin parissa työskenteleville tämä tarkoittaa sitä, että jokaista avoinna olevaa työpaikkaa kohden heidän on luettava valtava määrä ansioluetteloita ja työhakemuksia, eikä osa hakijoista täytä tehtävälle asetettuja vaatimuksia.

Yritykset käyttävät ATS-järjestelmää hallitakseen työhakemuksia ja ansioluetteloita, ja yhä suuremmassa määrin myös sen vuoksi, että järjestelmä nopeuttaa rekrytoijan työtä. Rekrytointijärjestelmät osaavat nimittäin usein lukea ja tulkita työhakemuksista ja ansioluetteloista kuinka hyvin hakija sopii työnantajan vaatimuksiin ja toiveisiin. Tämä tapahtuu siten, että järjestelmä tulkitsee missä määrin CV:si sisältö vastaa työhakemuksen vaatimuksia, jotka työnantaja määrittelee järjestelmässä joka työpaikalle erikseen. Jotta järjestelmä ymmärtää mitä olet ansioluettelossasi kertonut, on tärkeää että käytät mahdollisimman samanlaisia ilmaisuja kuin työpaikkailmoituksessa ja että esimerkiksi työhistoriasi ja koulutuksesi ovat CV:ssä omina osioinaan, joissa on selkeästi löydettävä otsikko. ATS laittaa hakijat paremmuusjärjestykseen esimerkiksi sen perusteella, kuinka paljon alan työkokemusta heillä on, ja mahdollistaa työpaikkaan tulleiden ansioluetteloiden suodattamisen usealla muullakin tavalla. Rekrytoijat etsivät työpaikkailmoitukseen tulleiden ansioluetteloiden joukosta esimerkiksi hakijoita, joilla on tietty koulutusnimike, tietty tehtävävänimike työhistorian joukossa tai tiettyjä taitoja, kuten vaikkapa taloushallinnon tietojärjestelmän osaamista. ATS suodattaa CV:t näiden termien mukaan, eikä rekrytoijan tarvitse käyttää aikaa käydäkseen läpi ansioluetteloita hakijoilta, joilta nämä taidot puuttuvat. ATS kirjaimellisesti laittaa hakijat sisällön perusteella paremmuusjärjestykseen. 

Rekrytointijärjestelmää käytetään usein myös työkaluna yhteydenpitoon hakijoiden kanssa, eli esimerkiksi automaattisesti lähetettävät kuittaukset vastaanotetusta hakemuksesta ja CV:stä tulevat useimmiten suoraan rekrytointijärjestelmästä. Työnantajan näkökulmasta tämä on käytännöllistä, sillä kaikki yhteydenpito hakijoiden kanssa pysyy yhdessä ja samassa järjestelmässä sen sijaan, että viestittelyä tapahtuisi suoraan yhden rekrytoinnista vastaavan henkilön sähköpostista. Rekrytointiprosessissa on usein useita osallisia työnantajan puolelta ja tämän vuoksi on erittäin tärkeää, että kaikilla on pääsy samoihin tietoihin ja esimerkiksi hakuprosessin tilanne on aina päivän tasalla ja kaikkien tiedossa. 

Työnhakijalle rekrytointijärjestelmän käyttäminen ei yleensä aiheuta lisää työtä tai vaivaa, mutta työnantajat haluavat joissakin tapauksissa hakijan rekisteröityvän järjestelmän käyttäjäksi. Rekrytointijärjestelmän hakijalle näkyvä osa on useimmiten räätälöity yrityksen näköiseksi, joten ulkoisesti on vaikea tietää oletko yrityksen verkkosivuilla. Joissakin tapauksissa verkkosivun osoite voi kuitenkin antaa vinkkiä siitä, että olet täyttämässä hakemuskaavaketta rekrytointijärjestelmässä, näin on esimerkiksi jos verkkosivun osoite on vaikkapa muotoa yritys.ats-järjestelmä.fi.

ATS-järjestelmän plussat ja miinukset

Kuten aiemmin mainitsimme, ATS-järjestelmä helpottaa ja nopeuttaa rekrytoijien työtä, ja auttaa löytämään hakijoiden joukosta ne, joilla on työpaikkaan sopiva tausta. Mikään tietojärjestelmä ei kuitenkaan ole täydellinen. Listasimme alla järjestelmän hyödyt ja haitat sekä työnantajalle että hakijalle. 

Plussat ja miinukset työnantajalle

Plussat:

• Nopeuttaa hakijoiden kategorisointia ja mahdollistaa sen, että rekrytoija keskittyy hakijoihin, jotka parhaiten vastaavat työpaikan vaatimuksia. 
• Eliminoi sähköpostiin tulevat hakemukset ja CV:t ja mahdollistaa koko yhteydenpidon samasta järjestelmästä.
• Helpottaa kaikkien rekrytointiprosessiin osallistuvien ajan tasalla pitämistä mahdollistamalla kaikkien pääsyn järjestelmään.
• Mahdollistaa hakijoiden ajan tasalla pitämisen vähällä vaivalla automaattisten viestien avulla kun haun tilanne etenee. 

Miinukset:

• Toimii huonosti kun tarkoitus on löytää kandidaatteja, joiden kohdalla painotetaan motivaatiota, sillä ATS ei useimmiten osaa tulkita motivaatiota. 
• Voi jättää huomioimatta päteviä hakijoita mikäli työpaikan vaatimukset on täytetty järjestelmään väärin, tiedot ovat puutteelliset tai hakija ei ole osannut käyttää oikeita sanoja. 
• Ei pysty aina lukemaan CV:n sisältöä asiakirjan muotoilun vuoksi, ja tämän seurauksena pätevät hakijat voivat saada automaattisen hylkäyksen. 

Plussat ja miinukset työnhakijalle

Plussat: 

• Rekrytointijärjestelmän käyttäminen tarkoittaa useimmiten sitä, että hakijat saavat jonkin sortin ilmoituksen rekrytointiprosessin tilanteesta, vaikka kyseessä olisikin automaattinen viesti.
• Tiettyjen avainsanojen käyttäminen helpottaa sitä, että järjestelmä tulkitsee sinut päteväksi hakijaksi.
• CV:n ulkomuodon sijaan sisältö ratkaisee, eli ensimmäinen vaihe keskittyy itse ansioluettelon sisältöön. 

Miinukset:

• Voit jäädä kokonaan huomiotta, mikäli järjestelmä ei osaa lukea ansioluettelosi sisältöä.
• CV:si “ranking” perustuu siihen, kuinka hyvin työnantaja on täyttänyt järjestelmään tiedot keskeisistä vaatimuksista hakijoille. Väärät avainsanat voivat pudottaa joukosta suuren määrän päteviä hakijoita. 
• Et tiedä kuka on rekrytointiprosessin takana, sillä viestintä tapahtuu järjestelmän kautta. Tämä voi tuntua persoonattomalta, eikä sinulla välttämättä ole mahdollisuutta ottaa yhteyttä rekrytoinnista vastaavaan henkilöön kysyäksesi hakuprosessin tilanteesta. 

“Mikäli haet työpaikkaa suuresta organisaatiosta, voit olla lähes 100% varma siitä, että haku kulkee rekrytointijärjestelmän kautta”. 

Kuinka räätälöidä ATS-ystävällinen CV

Kuten aiemmin tässä artikkelissa totesimme, rekrytointijärjestelmä voi päättää hakusi onnistumisen heti ensimetreillä. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää, että tiedät kuinka ansioluettelo kannattaa räätälöidä järjestelmää silmälläpitäen. 

• Pysyttele tutuissa tiedostomuodoissa, jotta järjestelmä pystyy lukemaan CV:si. Pdf on tuttu ja turvallinen tiedostomuoto, jonka kaikki rekrytointijärjestelmät tuntevat. 
• Huolehdi siitä, että CV:si sisältö on jäsennelty selkeästi nimettyjen otsikoiden alle, sillä ATS tulkitsee sisällön niiden mukaan. Eli koulutus, työkokemus ja taidot/osaaminen ovat ainakin keskeisiä osioita. 
• Käytä CV:ssä samoja sanoja ja ilmaisuja osaamisen ja työhistorian suhteen kuin työpaikkailmoituksessa on mainittu. Mikäli työpaikkailmoituksessa etsitään myyntipäällikköä, mutta tittelisi on ollut Sales Manager, voit hyvin käyttää termiä myyntipäällikkö kertoessasi työn sisällöstä, tai ilmoittaa tittelin muodossa Myyntipäällikkö / Sales Manager. 
• Osaamisen suhteen on tärkeää noudattaa työpaikkailmoituksen tekstiä, sillä joissakin tapauksissa ne on kopioitu suoraan työpaikkailmoituksen tekstistä ATS-järjestelmän vaatimuksiin. Voit myös tässä osiossa hyödyntää yllä olevaa vinkkiä, eli ottaa mukaan sekä suomen- että englanninkieliset termit, varmuuden vuoksi. Vaikka näin: CRM - Customer relationship management -järjestelmä / Asiakkuuksienhallintajärjestelmä. Vältä kuitenkin liiallista synonyymien käyttöä ja keskity niihin vain tärkeimpien termien osalta. 

ATS-ystävällisen CV:n rakenne

Valtaosa rekrytointijärjestelmistä toimii siten, että CV ladataan sinne liitteenä, eli luot itse ansioluettelon muualla, kuten CV-työkalun avulla. On todennäköistä, että rekrytointijärjestelmä kertoo selkeästi mitkä tiedostomuodot on sallittu, joten ota tämä huomioon jo ansioluetteloa kirjoittaessasi. Älä missään tapauksessa lähetä ansioluetteloa tiedostomuodossa, joka ei ole sallittujen muotojen joukossa - on suuri todennäköisyys, että järjestelmä ei kykene lukemaan CV:täsi lainkaan, ja tulkitsee että et ole pätevä hakija. 

Mikäli haluat käyttää työnhaussa mallipohjia CV:n tekoon, on tärkeää että se on ammattilaisen tekemä. Muutoin vaarana on se, että ATS ei osaa lukea CV:n sisältöä, sillä sen graafiset elementit tekevät siitä vaikeaa tai mahdotonta. Luota siis valmiiseen mallipohjaan, joka on jo valmiiksi optimoitu rekrytointijärjestelmiä varten. Myös muut kuin yksinkertaiset ranskalaiset viivat voivat aiheuttaa vaikeuksia CV:n sisällön tulkitsemiseen, joten käytä graafisia elementtejä varoen, tai pysyttele valmiiksi luodossa mallipohjassa. 

Hyödynnä otsikoita siten, että kirjoitat CV:lle työpaikkaan liittyvän otsikon, kuten “Myyntipäällikkö, teollisuuden kylmäjärjestelmät”, ja CV:n tärkeimmät osiot ovat myös selkeiden otsikoiden alla, kuten “Koulutus”. Rekrytoijat suodattavat usein ansioluetteloita tiettyjen avainsanojen perusteella, kuten koulutustitteli. Koulutuksen suhteen on hyvä pitää mielessä, että et käytä vain lyhenteitä, vaan kirjoitat koko tittelin auki. Eli esimerkiksi sen sijaan, että ansioluettelossasi lukisi “KTM”, kannattaa kirjoittaa “kauppatietieden maisteri, KTM”, jotta voit olla varma siitä että järjestelmä poimii koulutuksesi, olipa siihen syötetty vain lyhenne tai auki kirjoitettu muoto. 

Räätälöi CV:n avainsanat

Koska ATS luottaa siihen syötettyihin tietoihin, on tärkeää että CV:si sisältö sisältää työpaikan kannalta keskeisiä ilmaisuja. On hyvä pitää mielessä, että vaikka haluaisit välttää tarkalleen samojen ilmaisujen ja sanojen käyttöä kuin työpaikkailmoituksessa, synonyymien käyttö voi kostautua, sillä järjestelmä ei välttämättä tunnista niitä. Sisällön räätälöinti ATS-järjestelmää varten on helpointa tehdä niin, että poimit työpaikkailmoitusta lukiessasi sanoja ja ilmaisuja, jotka osuvat parhaiten sinuun ja otat ne luontevalla tavalla mukaan oman ansioluettelosi tekstiin. Näin on etenkin koulutuksen, työkokemuksen, osaamisen ja vaikkapa vahvuuksien suhteen.  

Vältä jargonia ja lyhenteitä

ATS ei ole ihmisen vertainen lukija, joten jotta järjestelmä tulkitsee sinut päteväksi hakijaksi, vältä erilaisten lyhenteiden käyttöä ja mikäli haluat käyttää niitä, on tärkeää että kirjoitat ne myös auki. Esimerkiksi mikäli haluat mainita osaamisesi asiakkuuksienhallintaohjelmien suhteen, voit kokeilla mikäli voit luontevalla tavalla kertoa hallitsevasi “CRM- eli asiakkuuksienhallintajärjestelmät X, Y ja Z, sekä customer relationship management -järjestelmien keskeiset työprosessit”. Saat tällöin mukaan saman termin kolmessa eri muodossa, ja kasvatat mahdollisuuksiasi sen suhteen, että järjestelmä poimii sinut hakijoiden joukosta rekrytoijalle tarkemmin tutustuttavaksi. 

Miten voin tietää onko CV:ni ATS-ystävällinen?

Hyvä CV vaatii aikaa ja vaivaa, joten on ymmärrettävää että moni haluaa tietää onko CV ATS-ystävällinen. Englanninkielisiä CV:tä voi testata haluttua työpaikkailmoitusta vastan erilaisten palvelujen avulla, mutta suomenkielisille ansioluetteloille vastaavaa palvelua ei toistaiseksi ole tarjolla. Tämän tyyppiset palvelut ottavat arviossaan huomioon CV:n tiedostomuodon, graafiset elementit, otsikot, kirjaisintyypin ja -koon ja niin edelleen. 

Tärkeimmät vinkit: ATS-ystävällinen CV

• Mikäli olet aktiivinen työnhakija, on todennäköistä että törmäät yhteen tai useampaan rekrytointijärjestelmään eli ATS:ään työnhaun aikana. 
• Järjestelmät tekevät usein ihmisten sijaan ensimmäisen karsinnan ja nostavat rekrytoijille esiin hakijat, jotka vastaavat parhaiten työpaikkailmoituksessa mainittuja vaatimuksia. 
• Avainsanojen räätälöinnin lisäksi ATS-ystävällinen CV on muotoilultaan yksinkertainen. Tämä johtuu siitä, että tietojärjestelmä ei välttämättä pysty lukemaan ansioluetteloa, jossa on paljon graafisia elementtejä, kuten valokuva tai muita muotoiluja. 
• Yksinkertainen CV tai ATS-järjestelmiä varten optimoitu valmis mallipohja ovat parhaat vaihtoehdot kun haluat menestyä työnhaussa.