ATS-freundlicher Lebenslauf – so geht’s

Was bedeutet ATS-freundlicher Lebenslauf?

Die Frage, was ein ATS-freundlicher Lebenslauf eigentlich ist, kann nur beantwortet werden, wenn der Begriff, der sich hinter diesen drei Buchstaben versteckt, genauer erklärt wird: Das Kürzel steht für „Applicant Tracking Software”, was auf Deutsch nichts anderes bedeutet als Bewerbermanagementsystem. Kaum eine Personalabteilung oder ein Recruiter kommt dieser Tage ohne Bewerbermanagementsystem aus und die Programme werden als Unterstützung im Bewerbungsprozess genutzt, 

• um Zeit zu sparen und 
• die Effizienz zu steigern. 

Folglich sollten Bewerber darauf achten, dass sie ihren Lebenslauf ATS-optimiert gestalten, um bei der Vorauswahl nicht durch das Raster zu fallen.

Für größtmögliche Effizienz werden die einzelnen Bewerbermanagementsysteme gezielt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Firma zugeschnitten. Dabei sollte die Software zumindest einige grundlegende Funktionen bieten, die es den Personalverantwortlichen erleichtern, die eingehenden Bewerbungen zu sichten und zentral zu speichern. (1) Dazu gehören verschiedene Filter, mit denen Bewerbungen anhand vordefinierter Kriterien durchsucht und auf Relevanz geprüft werden können. Wie das funktioniert, sehen wir uns im folgenden Absatz an.

Wie funktioniert ein ATS-Bewerbermanagementsystem?

Das Bewerbungsmanagementsystem, auch als Personalmanagementsystem bekannt, ist eine ausgeklügelte Software, die je nach Bedarf mehr oder weniger Funktionen für die automatisierte Sichtung und Bearbeitung eingehender Bewerbungen bereitstellt. Die primäre Aufgabe der Software ist es, passende Kandidaten für eine spezifische Rolle zu finden und die eingehenden Bewerbungen zu verwalten. Ein ausgeklügeltes Applicant Tracking System deckt dabei so gut wie möglich alle digitalen und automatisierten Aufgaben rund um den Bewerbungsprozess ab, und

• filtert eingehende Bewerbungen,
• leitet sie an die entsprechenden Personalverantwortlichen und
• sendet eine Eingangsbestätigung an den Bewerber.

In jedem Fall aber übernimmt es repetitive Arbeiten und ermöglicht es den Mitarbeitern einer Personalabteilung damit, sich um wirklich wichtige Angelegenheiten zu kümmern, wie zum Beispiel die 

• Durchführung von Vorstellungsgesprächen
• Organisation und Durchführung von Assessment Centern

Bewerbermanagementsysteme: So profitieren Kandidaten

Ein E-Recruiting-System, wie das Bewerbermanagementsystem auch genannt wird, soll aber nicht nur dem Unternehmen Vorteile bringen, sondern ein positives Erlebnis für die Kandidaten schaffen. Das kann unter anderem dadurch erreicht werden, dass Prozesse beschleunigt werden und sichergestellt wird, dass jeder Bewerber eine Rückmeldung erhält. 

Gelangt eine Bewerbung auf digitalem Weg in ein, dann funktionieren die einzelnen Softwareprogramme in der Regel so, dass sie sowohl Motivationsschreiben als auch CV nach gewissen Schlüsselbegriffen durchforsten, um geeignete Kandidaten herauszufiltern. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Bewerber, die zwar geeignet sind, aber keinen ATS-freundlichen Lebenslauf geschrieben haben, frühzeitig aussortiert werden und im Papierkorb landen, bevor sie überhaupt von einem Mitarbeiter gesichtet werden.

Damit Kandidaten das verhindern und die einzelnen Funktionen der Software zu ihren Gunsten nutzen können, sollten, dass sie 

• eine gut strukturierte ATS-Lebenslauf-Vorlage nutzen
• gewisse Keywords aus der Stellenausschreibung in ihre Bewerbung einbauen
• gut lesbare Schriften verwenden

Wenn du deine Bewerbung für ein ATS-Bewerbermanagementsystem optimieren musst, dann ist es eine gute Idee, mit ATS-Lebenslauf-Vorlagen zu arbeiten. Auf CVwizard findest du genau solche Lebenslauf-Vorlagen – alle mit den richtigen Schriftarten und einem gut strukturierten Layout gestaltet, sodass du nur noch deine Daten und die passenden Keywords für deine Bewerbung selbst einfügen musst.

Vorteile und Tücken von Bewerbermanagementsystemen

Zwar sorgen die immer rascher fortschreitende Digitalisierung und der zunehmende Einsatz von künstlicher Intelligenz dafür, dass Softwareprogramme laufend besser werden, dennoch: Die maschinellen Helfer sind weder einwand- noch fehlerfrei und auch sie haben ihre Tücken.

Zum einen können die meisten E-Recruiting-Systeme nur mit gewissen Lebenslauf-Formaten und -Standards umgehen, die einfach im Aufbau und der Struktur sind, sodass der Kreativität Grenzen gesetzt sind. Bewerber, die sich durch eine ausgefallene Gestaltung ihrer Bewerbungsunterlagen schon rein optisch vom Wettbewerb abheben möchten, können schnell einmal durchs Raster fallen

• wenn sie zu grafischen Elementen greifen oder 
• mit Diagrammen und Symbolen arbeiten, 

die laut ATS im Lebenslauf nichts verloren haben.

Diese Punkte stellen natürlich ein gewisses Hindernis in puncto Individualität dar, doch professionelle ATS-Lebenslauf-Vorlagen und -Beispiele beweisen, dass trotzdem eine persönliche Note möglich ist. Wenn du dich inspirieren lassen möchtest, bist du auf CVwizard an der richtigen Stelle. Hier findest du zahlreiche Lebenslauf-Vorlagen und Muster, aber auch weitere wertvolle Artikel rund um das Thema Bewerbung und Bewerbungsmanagement.

Übrigens: Es sind aber nicht nur Bilder und Grafiken, die ein Bewerbermanagementsystem nicht erkennt. Damit ein Lebenslauf auch von digitalen Programmen gelesen werden kann, sollten Abkürzungen tunlichst vermieden werden. Darüber hinaus gilt, dass einerseits die Schlagwörter nicht zu häufig und offensichtlich wiederholt, aber andererseits auch keine Synonyme verwendet werden sollten. Diese werden von den gängigen Programmen in der Regel nicht erkannt und sind damit alles andere als zielführend. 

KI als Bewerber richtig nutzen

Wenn man sich als Bewerber dieser Tücken bewusst ist, kann man das System allerdings durchaus zu seinen Gunsten nutzen. Du musst einfach nur sicherstellen, dass du ein geeignetes Format verwendest – dazu bedienst du dich am besten einer ATS-Lebenslauf-Vorlage – und die richtigen Begriffe verwenden. Welche Schlüsselwörter du verwenden solltest, findest du heraus, wenn du die Stellenausschreibung eingehend studierst. Wenn du dir nach wie vor nicht sicher bist, kannst du den Text aus der Stellenanzeige auch einfach in ChatGPT kopieren und fragen, welches die Schlüsselbegriffe sind.

“Wenn man sich als Bewerber mit den Möglichkeiten von Bewerbermanagementsystemen auseinandersetzt, kann man relativ einfach einen ATS-optimierten Lebenslauf erstellen und das Programm zu seinem Vorteil nutzen.”

Wie man einen ATS-optimierten Lebenslauf erstellt

Wir sind bereits näher darauf eingegangen, dass E-Recruiting-Systeme HR-Abteilungen vor allem dadurch unterstützen, dass sie ihnen einfache, automatisierte Vorgänge abnehmen und eingehende Bewerbungen nach vorgegebenen Begriffen durchsuchen und filtern.

Des Weiteren haben wir festgestellt, dass aufwändig gestaltete Designs und Layouts einen Lebenslauf nicht unbedingt kompatibel mit ATS-Bewerbermanagementsystemen machen. 

Um sicherzustellen, dass dein ATS-freundlicher Lebenslauf auch wirklich gelingt, haben wir hier auf CVwizard aber noch eine Checkliste zusammengestellt, auf der du die einzelnen Punkte einfach der Reihe nach abhaken kannst. 

• Einfaches Layout und tabellarische Struktur verwenden
• Gut lesbare Schriftarten und schnörkelloses Format verwenden
• Stichwortartige Auflistungen verwenden und Fließtexte vermeiden
• Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige übernehmen, um Kompetenzen, Fähigkeiten und dergleichen zu beschreiben
• Keine oder nur wenige grafische Elemente und Bilder verwenden
• Als PDF-oder Word-Datei abspeichern

Generell sollten alle Bewerbungsunterlagen, die du per E-Mail versendest oder auf eine digitale Plattform hochlädst, als PDF abgespeichert sein. Nur so kannst du sicher sein, dass dein Format am Bildschirm des Empfängers richtig dargestellt wird und sich nicht verschiebt. Manche Applicant Tracking Systems können allerdings nur Word-Dateien entziffern – das wird dann aber in der Stellenanzeige angegeben.

Die generellen Bestandteile eines ATS-Lebenslaufs

Generell unterscheidet sich ein ATS-Lebenslauf nicht von einem anderen tabellarischen Lebenslauf: Was Aufbau, Struktur und Inhalt betrifft, haben Recruiter und Arbeitgeber klare Vorstellungen davon, was sie von den Bewerbungsunterlagen erwarten – ganz einerlei, ob diese mittels Software ausgewertet oder manuell gesichtet und sortiert werden.

Wichtig ist also stets der richtige Aufbau, und dieser sollte die folgenden Informationen umfassen:

• Persönliche Daten
• Ausbildung
• Beruflicher Werdegang
• Kenntnisse und Fähigkeiten

Zudem solltest du immer darauf achten, dass die einzelnen Abschnitte klar voneinander getrennt sind und aussagekräftige Überschriften haben. Das erreichst du beispielsweise, indem du für die Überschriften eine größere Schriftart verwendest – achte allerdings darauf, dass du einerseits eine schnörkellose Schriftart verwendest und andererseits mit ausreichend Abstand zwischen den Zeilen sowie an den Rändern arbeitest, um ein gut lesbares Schriftbild sicherzustellen.

Schriftarten, die sich gut für einen Lebenslauf für ATS eignen, sind beispielsweise:

• Arial
• Times New Roman
• Helvetica

und alle anderen geradlinigen Schriftarten, bei denen sich die Buchstaben leicht voneinander unterscheiden lassen.

Es ist übrigens egal, ob du dich für eine chronologische oder umgekehrt chronologische Auflistung deines bisherigen Werdegangs entscheidest – beide Varianten werden von Personalmanagementsystemen erkannt, solange du ein einheitliches Datumsformat verwendest, um den jeweiligen Zeitraum bei Ausbildungen oder Arbeitsstellen anzugeben.

Kann ich prüfen, ob mein Lebenslauf ATS-optimiert ist?

Nachdem es nicht nur eines, sondern eine ganze Vielzahl verschiedener Applicant Tracking Systeme gibt, die immer auf die Anforderungen der jeweiligen Unternehmen zugeschnitten sind, gibt es kein allgemeingültiges Rezept für einen ATS-optimierten Lebenslauf. Zudem werden die einzelnen Programme laufend weiterentwickelt, sodass ein heute gültiger Standard morgen vielleicht schon wieder hinfällig ist. 

Während manche fortgeschrittene Programme eventuell so programmiert sind, dass sie nicht nur Keywords, sondern auch deren Synonyme erkennen, ist das kein Standard und Umschreibungen sollten daher vermieden werden. Abgesehen davon kannst du sicherstellen, dass dein Werdegang digital lesbar ist, wenn du deine ATS-Lebenslauf-Vorlage verwendest und dich auf gut lesbare Schriftarten ohne viel Firlefanz beschränkst.

Fazit: Gelungener Lebenslauf für Bewerbermanagementsysteme

Viele Bewerber tun sich schwer damit, einen gelungenen Lebenslauf zu schreiben – wenn dann noch Schlüsselwörter für das E-Recruiting bedacht werden oder Abstriche beim individuellen Design gemacht werden müssen, vereinfacht das die Sache nicht unbedingt.

Wenn man sich aber einmal etwas eingehender mit dem Thema ATS-freundlicher Lebenslauf beschäftigt hat und dann auch noch mit einer entsprechenden Lebenslauf-Vorlage arbeitet, dann wird das ganze Vorhaben schon etwas weniger abschreckend.

Grundsätzlich gilt: Je einfacher das Design und je durchdachter die Wortwahl, desto besser. Die richtigen Begriffe findest du, wenn du die Stellenanzeige eingehend studierst. Das kann ohnehin nicht schaden, denn immerhin solltest du bei einer Bewerbung immer auf die Anforderungen eingehen. 

Verweise:

(1) ComputerWeekly.de: Bewerbermanagementsystem (Applicant Tracking System, ATS) von Eric St-Jean