CV en ATS recruitment software

Er zijn honderden leveranciers van ATS-software (ook wel Candidate Relationship Management of CRM; Talent Management Systems of TMS; Sollicitanten Volg Systeem of SVS), elk met een eigen karakteristiek zodat het voor kandidaten lastig is om hierop te anticiperen. Jij als sollicitant merkt weinig van ATS. Herkenbare kenmerken zijn de bekende (en gehate) standaardafwijzing zonder specifieke uitleg en het automatische ontvangstbewijs nadat je je cv en motivatie hebt ingevoerd.

In het ideale geval heb je niet in de gaten dat je met een selectierobot te maken hebt en kun je een document in Word en PDF gewoon uploaden waarna een ATS je cv en bijlage(n) scant en in de database of CRM verwerkt. Het is dik balen als je niet zomaar je keurig opgemaakte cv in Word of in PDF kunt opsturen maar alle onderdelen apart moet intikken volgens een specifieke methode. Kortom, ATS kan best lastig te herkennen zijn. Hoe ga je er mee om?

Kenmerken van ATS

Automatisering met ATS heeft voor de werkgever of recruiter veel voordelen om snel en effectief sollicitatieprocedures te structureren. ATS is bij voorkeur gekoppeld aan een CRM. In een Customer Relationship Management systeem worden persoonsgegevens van relaties, werknemers en dus ook van sollicitanten bewaard. Dit creëert een centrale database met gegevens van kandidaten. Relevante gegevens komen door middel van filters naar boven. Dit is handig tijdens een sollicitatieproces en bij werving- en selectie met veel kandidaten. Werkgever of recruiter zoekt dan eerst in de database.

Door de invoer van de kandidaat af te stemmen op de wensen en eisen van de functie en ook op degene die de beoordeling uitvoert, ontstaat een stroom die ongewenste kwalificaties en daarmee kandidaten direct uitsluit. Een groot nadeel voor jou is dat specifieke kenmerken (en kenmerken die voor de selectierobot niet zijn ingevoerd) over het hoofd worden gezien. Zo val je al buiten de boot voordat er een mens naar je cv gekeken heeft! Je kunt dit voorkomen door bij het opstellen van je cv rekening te houden met een aantal zaken.

Optimaliseer je cv voor ATS

De voordelen voor de ontvanger zijn duidelijk gericht op gemak en service. Waar ATS vaak geen rekening mee houdt, is het ongemak voor de verzender. Je hebt je cv compleet en keurig voor elkaar. Je zou denken dat je er dan geen omkijken meer naar hebt. Uitgeprint of als PDF-bestand ziet een ontvanger precies wat jij ook ziet: een nette uiteenzetting van je ervaring en kwalificaties. Krijg je te maken met een ATS-systeem, dan moet je in sommige gevallen al je gegevens uit je cv plukken en invoeren op de wijze die je gepresenteerd wordt.

Niet alle systemen zijn in staat om de informatie zoals jij ze opgesteld hebt, op een goede manier te verwerken en op te slaan. Kop- en voetteksten komen vaak niet goed door. In lopende teksten kunnen afkortingen en tabellen voor verwerkingsproblemen zorgen. Illustraties, logo’s en foto’s worden soms genegeerd. Hou daar rekening mee, zeker als je reageert op functies voor grote bedrijven en werving- en selectiebureaus. Het verdient aanbeveling om je cv in diverse vormen paraat te hebben. Zo ben je goed voorbereid op elke beoordelingsmethode: van robot tot mens.

Tips voor optimalisatie

Nu je weet dat er niet altijd mensen te pas komen aan de (eerste) selectieronde en je te maken kunt hebben met robots en geautomatiseerde systemen, zal het je niet verbazen dat optimalisatie van je cv veel overeenkomsten heeft met optimalisatie van commerciële websites voor hun markt. Dit betekent dat gebruik van de juiste trefwoorden (zoekwoorden of keywords) en de inzet van synoniemen belangrijker kan zijn dan originele formulering of een aparte en voor jou kenmerkende presentatiestijl. Als je je kansen wil vergroten om uitgenodigd te worden voor een gesprek, zul je daar rekening mee moeten houden. De ATS-robot zoekt op relevante trefwoorden die van belang zijn voor de functie. Scan de vacaturetekst, profielschets en websites van bedrijven met functies jij ambieert en gebruik deze termen in je cv en motivatie. Hierdoor vergroot je de kans dat het ATS je selecteert voor de functie(s) die jij wil.

Wees niet te origineel

Ook al heb je veel tijd gestoken in het schrijven van je cv: laat je niet verleiden tot een te originele aanpak als je reageert op functies bij grote bedrijven en werving- en selectiebureaus. Hier volgt een handvol nuttige tips en aandachtspunten waar je je voordeel mee kunt doen als je wilt dat je cv goed door een ATS komt:

1. Focus op een correcte omschrijving van je opleiding, contactgegevens, competenties en werkervaring: het gros van de ATS-systemen plaatst dit in het eigen systeem.
2. Gebruik algemene kernwoorden zoals: jaren ervaring, opleiding en functienaam.
3. Verplaats je in de wensen van de recruiter of werkgever, lees de jobtekst en pas de gebruikte termen toe. Gebruik geen originele omschrijvingen en termen, maar de gangbare en voor de functie specifieke terminologie. Bekijk hiervoor de website van het bedrijf en de vacaturetekst.
4. Steeds meer ATS-systemen hebben een koppeling met de algemene informatie op LinkedIn. Microsoft heeft in 2016 LinkedIn gekocht en is hierna begonnen met de integratie van Word en LinkedIn. Laat deze informatie in je voordeel werken en stem je LinkedIn profiel af op je cv in Word.
5. Vermoed je te maken te hebben met een ATS? Verlaat dan de regel dat je tekst compact moet zijn en schrijf zoveel je nodig acht om het systeem te behagen. Weet je met welk ATS-systeem je te maken hebt? Verdiep je dan in de specifieke kenmerken en stem je invoer hier op af.
6. Gebruik geen kop- of voetteksten en beperk je opmaak (in Word) tot bold, cursief en corpsgrootte. Gebruik opsommingstekens (streepjes, bullits, cijfers) in plaats van paragrafen. Vermijd ingevoegde illustraties en foto’s.
7. Gebruik bij voorkeur PDF. De meeste ATS-en kunnen uit de voeten met dit bestandstype, dat decennia terug ontwikkeld is om via iedere verwerkingsmethode hetzelfde resultaat te geven. De opmaak wordt dus niet anders geïnterpreteerd zoals jij ‘m had bedoeld.
8. Taalfouten zijn uit den boze. Een ATS is een strenge docent en diskwalificeert je direct of herkent een verkeerd geschreven woord niet!
9. Zorg dat je aan alle gevraagde punten voldoet bij het invoeren van je cv in een ATS. Bedenk dat de originele jobtekst ook uit het ATS kan komen.

Houd het menselijk

Een ATS mag dan geen mens zijn, jíj bent dit natuurlijk wel en uiteindelijk komt een ATS-proof cv bij een recruiter of werkgever van vlees en bloed terecht. Probeer weg te blijven van al te opzichtige technieken waaruit blijkt dat je het ATS te slim af wilt zijn. Blijf weg van ‘keyword stuffing’ (overdadig gebruik van zoektermen) en steek je tijd liever in het optimaliseren van je cv. Succes!