Αποστολή βιογραφικού με email: Συνοδευτικό κείμενο & συμβουλές

Η αξία ενός καλού email για την αποστολή βιογραφικού

Είτε απαντάτε σε αγγελία είτε προσεγγίζετε με δική σας πρωτοβουλία μία εταιρεία, το email είναι ουσιαστικά το πρώτο σημείο επαφής με τον πιθανό εργοδότη. Ως εκ τούτου, παίζει σημαντικό ρόλο στην πρώτη εντύπωση που θα δώσετε.

Ένα καλογραμμένο email:

1. Τραβάει την προσοχή και δίνει κίνητρο για την άμεση αξιολόγηση του βιογραφικού σας.
2. Δείχνει επαγγελματισμό και ότι σας ενδιαφέρει πραγματικά η θέση ή η συνεργασία με την εν λόγω εταιρεία.
3. Δίνει μια πρώτη αίσθηση των επικοινωνιακών σας ικανοτήτων, οι οποίες συγκαταλέγονται μεταξύ των πιο κρίσιμων δεξιοτήτων σχεδόν για όλα τα επαγγέλματα.

Βεβαίως, καλογραμμένο θα πρέπει να είναι και το βιογραφικό σας - άλλωστε, επ’ αυτού θα αξιολογηθείτε για την καταλληλότητά σας για τη θέση. Μπορείτε να αξιοποιήσετε το εργαλείο δημιουργίας βιογραφικού του CVwizard για να το φτιάξετε εύκολα, να ακολουθήσετε τις συμβουλές μας για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητά του και να επιλέξετε ένα μοντέρνο πρότυπο βιογραφικού για να ξεχωρίσετε.

Πώς να στείλετε το βιογραφικό σας με email

Ένα email για την αποστολή βιογραφικού απαρτίζεται από τα εξής μέρη: το θέμα, την προσφώνηση του παραλήπτη, το κυρίως κείμενο και τον χαιρετισμό. Στη συνέχεια, θα τα δούμε ένα προς ένα και θα σας δώσουμε συμβουλές για να κάνετε την καλύτερη δυνατή εντύπωση.

Το θέμα του email

Μήπως η αγγελία σημειώνει το τι πρέπει να γράψετε στο πεδίο του θέματος; Αν ναι, ακολουθήστε τις οδηγίες που παρέχονται. Αν όχι, γράφετε τη θέση για την οποία αιτείστε και το όνομά σας, συν τον κωδικό της θέσης εφόσον υπάρχει. 

Ενδεικτικό παράδειγμα: 

Θέμα: Αίτηση για θέση Εκπροσώπου Εξυπηρέτησης Πελατών - Νίκος Παππάς - Κωδικός θέσης: CSO03/24

Προσφώνηση παραλήπτη

Ένα προσωποποιημένο email έχει μεγαλύτερη δύναμη. Αν δεν αναφέρεται στην αγγελία το όνομα του ανθρώπου που θα αξιολογήσει την αίτησή σας, προσπαθήστε να το μάθετε με έρευνα στο website της εταιρείας ή τηλεφωνώντας στη γραμματεία της.

Επιλέξτε το «Αξιότιμε/Αξιότιμη κ. Τάδε» για την προσφώνηση. Αν έχετε γνωρίσει προσωπικά τον παραλήπτη ή αν πρόκειται για εταιρεία με πιο νεανικό προφίλ, μπορείτε εναλλακτικά να χρησιμοποιήσετε το «Αγαπητέ/Αγαπητή».

Αν δεν μπορέσετε να μάθετε το όνομα, απευθυνθείτε στη συγκεκριμένη εταιρεία, γράφοντας, π.χ., «Προς τον υπεύθυνο προσλήψεων της εταιρείας Χ» ή «Προς την ομάδα ανθρωπίνου δυναμικού της εταιρείας Χ».

Κείμενο του email

Στόχος του email σας είναι δείξετε ότι ανταποκρίνεστε σε αυτό που ψάχνουν, άρα αξίζει να αφιερώσουν χρόνο στη μελέτη του βιογραφικού σας.

Με αυτή τη λογική, δομήστε το κείμενο ως εξής:

• Εισαγωγή: Συστηθείτε και εκφράστε τον λόγο που στέλνετε το email, δηλώνοντας τη θέση για την οποία ενδιαφέρεστε.
• Πυρήνας: Αναφέρετε 2-3 πράγματα που ενισχύουν την αίτησή σας, όπως τη σχετική εμπειρία σας ή κρίσιμες δεξιότητές σας ή, ακόμα καλύτερα, κάποια επιτυχία σας, και συμπληρωματικά τον στόχο ή το κίνητρό σας για τη διεκδίκηση της θέσης.

• Κλείσιμο: Αναφερθείτε στα έγγραφα που επισυνάπτετε και διεκδικήστε ευγενικά μια προσωπική συνάντηση.

Το κείμενο του email θα πρέπει να είναι σαφές και σύντομο, χωρίς περιττά στοιχεία. Οπότε:

• Ξεχάστε τις μεγάλες παραγράφους.

• Μην αναφερθείτε σε στοιχεία που δεν σχετίζονται με τη θέση που διεκδικείτε.
• Μη ρωτήσετε τι μισθό δίνουν. Γενικώς μη θίξετε το θέμα των απολαβών, εκτός εάν η αγγελία σάς ζητάει να δηλώσετε στην αίτησή σας τις επιθυμητές.

Χαιρετισμός

Ολοκληρώστε το email σας με ευγένεια και επαγγελματισμό. Γράψτε «Με εκτίμηση», υπογράψτε με το ονοματεπώνυμό σας και σημειώστε από κάτω τα στοιχεία επικοινωνίας σας.

Αν -και μόνο αν- έχετε μια οικειότητα με τον παραλήπτη του email σας, π.χ., είναι πρώην συνάδελφος ή συνεργάτης, μπορείτε να αντικαταστήσετε το «Με εκτίμηση» με το «Με φιλικούς χαιρετισμούς».

Στόχος του email σας είναι να δείξετε ότι ανταποκρίνεστε σε αυτό που ψάχνουν, άρα αξίζει να αφιερώσουν χρόνο στη μελέτη του βιογραφικού σας.

Κείμενο email για αποστολή βιογραφικού - Παραδείγματα

Για να σας βοηθήσουμε περισσότερο, θέτουμε τις συμβουλές μας σε πράξη και μοιραζόμαστε δύο παραδείγματα σωστού email για την αποστολή βιογραφικού.

Παράδειγμα 1ο

Θέμα: Αίτηση για θέση Receptionist στο Paros Resort - Μαρία Βλάχου

Αξιότιμε κ. Γεωργίου,

Ονομάζομαι Μαρία Βλάχου και επιθυμώ να υποβάλω την αίτησή μου για Receptionist στο Paros Resort, σύμφωνα με την αγγελία εργασίας που δημοσιεύσατε.

Διαθέτω πενταετή εμπειρία σε ρεσεψιόν 5άστερων ξενοδοχείων στις Κυκλάδες και μιλάω άπταιστα αγγλικά και ιταλικά. Έχω λάβει πλήθος θετικών κριτικών για την άριστη εξυπηρέτηση που παρέχω στους πελάτες, χάρη στην ευγένειά μου, την υπευθυνότητά μου και την ικανότητα επίλυσης προβλημάτων.

Θα ήταν χαρά μου να γίνω μέλος της ομάδας του Paros Resort, προκειμένου να συμβάλω στη δημιουργία μιας αξέχαστης εμπειρίας για τους επισκέπτες του.

Σας αποστέλλω το βιογραφικό μου και αναμένω επικοινωνία σας για μια προσωπική συνάντηση, ώστε να παράσχω οποιαδήποτε άλλη πληροφορία επιθυμείτε.

Με εκτίμηση,

Μαρία Βλάχου

T: 6973333333
Ε: m.vlahou@example.com

Σε αυτό το παράδειγμα, βλέπουμε τη Μαρία Βλάχου (μη υπαρκτό πρόσωπο) να:

1. Κάνει ξεκάθαρο ήδη από το θέμα του email όχι μόνο για ποια θέση ενδιαφέρεται, αλλά και σε ποιο ξενοδοχείο, καθώς η ίδια εταιρεία μπορεί να έχει ανοιχτές θέσεις εργασίας και σε άλλα ξενοδοχεία της ιδιοκτησίας ή της διαχείρισής της.
2. Απευθύνεται προσωπικά στον υπεύθυνο προσωπικού.
3. Συνοψίζει σημαντικά στοιχεία που είναι επιθυμητά για τη θέση, τονίζοντας τι την κάνει καλή στη δουλειά της.
4. Προσθέτει τον στόχο της ως μέλος της ρεσεψιόν του συγκεκριμένου ξενοδοχείου.
5. Σημειώνει την ύπαρξη συνημμένου βιογραφικού και παρακινεί ευγενικά να επικοινωνήσουν μαζί της.
6. Κλείνει με επίσημο χαιρετισμό και παρέχει τα στοιχεία επικοινωνίας της.

Παράδειγμα 2ο

Θέμα: Αίτηση για θέση Performance Marketing Manager - Γιώργος Γεωργιάδης

Αγαπητέ κ. Αντωνίου,

Με την τριετή εμπειρία μου στη διαχείριση Google Ads λογαριασμών συνολικά 12 πελατών και τη σημαντική αύξηση που έχω φέρει στις πωλήσεις τους, είμαι σίγουρος ότι από τη θέση του Performance Marketing Manager στην TwoBits μπορώ να συμβάλλω στη βελτίωση της απόδοσης των διαφημιστικών ενεργειών της εταιρείας σας.

Σε αυτή την τριετία, έχω καταφέρει, ενδεικτικά, να αυξάνω τις πωλήσεις πελάτη μου κατά 35% κάθε χρόνο, μέσω της συνεχούς ανανέωσης και βελτιστοποίησης του διαφημιστικού του λογαριασμού, κρατώντας σταθερά την απόδοση της διαφημιστικής δαπάνης με βάση το κόστος (ROAS) πάνω από 16x.

Γνωρίζοντας καλά τον χώρο του e-commerce και διαθέτοντας ισχυρή ικανότητα ανάλυσης και αξιολόγησης δεδομένων, είμαι σε θέση να σας προτείνω τις κατάλληλες στρατηγικές για την αύξηση των πωλήσεων της TwoBits.

Επισυνάπτω το βιογραφικό μου και είμαι στη διάθεσή σας να συζητήσουμε από κοντά πώς μπορώ να κάνω την online παρουσία της TwoBits πιο αποτελεσματική και αποδοτική.

Με εκτίμηση,
Γιώργος Γεωργιάδης

Τ: 6944444444
Ε: g_georgiadis@example.com

Στο δεύτερο παράδειγμα, ο (επίσης μη υπαρκτός) Γιώργος Γεωργιάδης ακολουθεί την ίδια πρακτική όσον αφορά το θέμα του email, την ονομαστική προσφώνηση του παραλήπτη, τον επίσημο χαιρετισμό και την παροχή των στοιχείων επικοινωνίας του, αλλά υιοθετεί μια πιο δυναμική προσέγγιση στο κείμενο της στήριξης της υποψηφιότητάς του:

1. Συστήνεται μέσω της εμπειρίας και της αποτελεσματικότητάς του στον συγκεκριμένο ρόλο, γραπώνοντας την προσοχή και κινώντας το ενδιαφέρον από τις πρώτες μόλις λέξεις. 
2. Τεκμηριώνει τον αρχικό ισχυρισμό του για την αύξηση πωλήσεων, παρέχοντας μετρήσιμα στοιχεία. 
3. Εκδηλώνει αυτοπεποίθηση για τις ικανότητές του, καθώς συνδέει το επαγγελματικό του προφίλ με την επίτευξη των στόχων της εταιρείας.

Και τα δύο παραδείγματα ακολουθούν τις βέλτιστες πρακτικές, οπότε μπορείτε να εμπνευστείτε απ’ όποιο ταιριάζει περισσότερο στην προσωπικότητά σας και στο είδος της θέσης εργασίας που διεκδικείτε.

Συχνές ερωτήσεις για την αποστολή βιογραφικού με email

1. Πότε να στείλω το βιογραφικό μου με email;

Οι καλύτερες ημέρες είναι η Τρίτη, η Τετάρτη και η Πέμπτη. Τις Δευτέρες συνήθως το βάρος πέφτει στην οργάνωση της εβδομάδας, τις Παρασκευές στο κλείσιμο των εκκρεμοτήτων, ενώ ένα email που θα σταλεί το Σαββατοκύριακο θα θαφτεί κάτω από πλήθος άλλων μέχρι να έρθει η Δευτέρα.

Όσο για τις ώρες, μεταξύ 8-10 π.μ. οι εργοδότες και οι υπεύθυνοι προσωπικού συνήθως κάθονται στο γραφείο τους και ανοίγουν τα emails τους, οπότε αυξάνονται οι πιθανότητες να δουν επιτόπου την αίτησή σας, πριν το πρόγραμμά τους επιβαρυνθεί με τη διαχείριση των καθημερινών υποχρεώσεων.

2. Να γράψω και τη συνοδευτική επιστολή στο email;

Μπορείτε να το κάνετε, αλλά δεν θεωρείται η καλύτερη επιλογή. Είναι σαν τους εξαναγκάζετε να τη διαβάσουν, κάτι που δεν ενδιαφέρονται όλοι να το κάνουν, οπότε σε κάποιες περιπτώσεις μπορεί να δημιουργήσει δυσφορία.

Είναι καλύτερο να επισυνάψετε τη συνοδευτική επιστολή στο email σας ως PDF, καθώς έτσι τους δίνετε την επιλογή να της αφιερώσουν χρόνο μόνο αν το επιθυμούν. Επίσης, το PDF σάς εξασφαλίζει ότι η επιστολή θα διατηρήσει τη μορφοποίηση και την επαγγελματική όψη της αν ο εργοδότης την τυπώσει για να τη διαβάσει.

3. Από ποια ηλεκτρονική διεύθυνση να στείλω το βιογραφικό;

Θα ξεκινήσουμε με το από πού να μην το στείλετε: το επαγγελματικό email της παρούσας δουλειάς σας ή τη διεύθυνση email που φτιάξατε κατά τα εφηβικά ή φοιτητικά σας χρόνια, χρησιμοποιώντας το παρατσούκλι σας ή κάποιον φανταστικό χαρακτήρα.

Η διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σας πρέπει να φαίνεται επαγγελματική και να είναι κάποια παραλλαγή του ονοματεπωνύμου σας, όπως n.pappas@example.com, n_pappas@example.com ή nikospappas@example.com - το gmail είναι μια χαρά. Αν όλες οι πιθανές επιλογές με το όνομά σας πρώτο είναι πιασμένες, δοκιμάστε να φέρετε μπροστά το επίθετο.

4. Πώς να ονομάσω το αρχείο του βιογραφικού;

Τα πράγματα είναι απλά: θα χρησιμοποιήσετε το ονοματεπώνυμό σας και τη λέξη βιογραφικό. Π.χ., Νίκος Παππάς - Βιογραφικό. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε την ειδίκευσή σας, στην οποία περίπτωση γίνεται: Νίκος Παππάς - Βιογραφικό - Πωλητής (αυτό βολεύει όταν η εταιρεία έχει πολλές διαφορετικές θέσεις εργασίας ανοιχτές).

Αν σας τονίσουν ότι επιθυμούν να λάβουν ένα επικαιροποιημένο βιογραφικό, μπορείτε να προσθέσετε τη χρονολογία, για να δείξετε ότι δίνετε σημασία σε αυτά που σας λένε. Δηλαδή: Νίκος Παππάς - Βιογραφικό - 2024.