Je cv, solliciteren en de AVG

Wat houdt de AVG in?

Sinds 25 mei 2018 is de AVG in Europa van kracht met als doel om de uitwisseling van persoonsgegevens veiliger en transparanter te maken en de bescherming hiervan gelijk te trekken in elk EU-land. De Engelse term is General Data Protection Regulation of GDPR. De AVG vervangt in Nederland de verouderde Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Bedrijven en organisaties moeten – voor zichzelf en hun klanten – nog beter in beeld brengen welke persoonsgegevens ze verzamelen, waarom ze dit doen, waarvoor ze deze gegevens nodig hebben en hoe lang deze data wordt bewaard. Daarnaast zijn ze verplicht burgers inzage te geven in de opgeslagen data.

AVG en solliciteren

Zodra je op zoek gaat naar een andere baan en gaat solliciteren, zullen uitzendorganisaties, recruiters en werkgevers persoonsgegevens van je verzamelen. Dit zijn de gegevens die je verwerkt hebt in je cv, je sollicitatiebrief en alle informatie die je geeft tijdens een sollicitatiegesprek. Daarnaast vallen ook de volgende persoonsgegevens onder de AVG:

• Gespreksnotities
• Assessments
• Screenings
• Psychologische onderzoeken
• Medische keuringen

Mogen uitzendbureaus en recruiters je persoonsgegevens delen?

Ben je ingeschreven bij een uitzendbureau of intermediair dan moeten jouw gegevens gedeeld worden met de opdrachtgever mocht er een passende vacature langskomen. Zonder het delen van deze gegevens kun je namelijk niet solliciteren. Hiervoor geldt dus dat gegevensverstrekking noodzakelijk en relevant is voor het doel waarvoor de gegevens verstrekt worden. Dit houdt in dat de volgende persoonsgegevens mogen worden gedeeld:

• Naam
• Woonplaats
• Bereikbaarheid
• Werkervaring, opleidingen en trainingen
• Of je beschikt over een rijbewijs (indien dit relevant is voor de functie)
• Taalvaardigheid (indien dit relevant is voor de functie)
• Curriculum vitae

In het geval dat je als uitzendkracht of interimmer bij een opdrachtgever werkt, mogen daarnaast ook deze gegevens worden gedeeld:

• Contactgegevens zoals telefoonnummer, e-mail en adres (op verzoek)
• Personeelsnummer
• Geslacht en geboortedatum
• BSN (Nederland, eenmalig in het kader van de inleners- en ketenaansprakelijkheid)
• Rijksregisternummer (België)

Bijzondere persoonsgegevens mogen niet worden gedeeld

Naast de bovengenoemde persoonsgegevens is er ook een categorie bijzondere persoonsgegevens die onder de AVG vallen, maar die niet mogen worden gedeeld door uitzendbureaus of recruiters tenzij er hier een wettelijke uitzondering voor is. Deze gevoelige persoonsgegevens bevatten of omvatten informatie over:

• ras
• etnische afkomst
• politieke opvattingen
• religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen
• lidmaatschap van een vakbond
• genetische gegevens
• biometrische gegevens
• gegevens over iemands seksueel gedrag of seksuele geaardheid

Over het algemeen worden deze gegevens ook niet vermeld op een cv.

Gegevens over gezondheid

Medische gegevens vallen ook onder bijzondere persoonsgegevens. Tijdens een sollicitatiegesprek mogen er geen vragen worden gesteld over iemands gezondheid. In het geval je over medische beperkingen beschikt die eventueel van invloed kunnen zijn op het werk dat je gaat uitoefenen, moet je dit delen tijdens de sollicitatieprocedure. Werkgevers mogen deze medische informatie niet delen met anderen.

Plaatsen van een foto op je cv

De meeste cv’s beschikken over een pasfoto. Ook dit valt onder de AVG-categorie bijzondere persoonsgegevens. Aan de hand van een foto kun je afleiden waar iemand vandaan komt of welke religie hij of zij heeft. Op het moment dat je toestemming geeft voor het opslaan en verwerken van je persoonsgegevens mag een uitzendbureau of recruiter ook jouw foto delen met de opdrachtgever.

Bewaartermijn van je sollicitatiegegevens

Je vindt in de AVG geen concrete bewaartermijn voor het bewaren van sollicitatiegegevens. Wel is het zo dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. Heb je gesolliciteerd en ben je afgewezen voor de functie dan geeft de Autoriteit Persoonsgegevens aan dat jouw gegevens uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure moeten worden vernietigd.

Het komt geregeld voor dat uitzendbureaus en recruiters jouw gegevens langer willen bewaren voor wanneer er in de toekomst een passende functie vrij komt. In dit geval moet er aan je gevraagd worden of jouw gegevens langer bewaard mogen blijven. Dit geldt ook wanneer je een open sollicitatie verstuurd. De bewaartermijn is 1 jaar en na afloop van deze termijn moet het uitzendbureau weer opnieuw toestemming vragen.

Persoonsgegevens en social media

Heeft een werkgever reden om de gegevens van een sollicitant op internet of social media te checken, dan mogen deze gegevens worden betrokken bij het sollicitatieproces. Denk aan informatie die van belang is voor de functie waarop je solliciteert.

Wat zijn jouw privacyrechten?

Een ‘simpele’ sollicitatie gaat gepaard met een berg aan persoonsgegevens die met anderen wordt gedeeld. Om grip te houden op deze informatie heb je als sollicitant een aantal privacyrechten waaronder het recht op inzage en het recht op vergetelheid.

Recht op inzage, rectificatie en aanvulling, of verwijdering

Alle persoonsgegevens die van jou worden vastgelegd mag je als sollicitant inzien. Ook heb je het recht om gegevens te wijzigen of te laten verwijderen.

Recht op vergetelheid

In bepaalde gevallen moet een organisatie jouw persoonsgegevens wissen als je daar om vraagt. Hoe dit proces in zijn werk gaat, verschilt per organisatie en kun je terugvinden in de privacyverklaring van het betreffende bedrijf. Na ontvangst van jouw verzoek heeft de organisatie één maand de tijd om deze te beantwoorden.

In de privacyverklaring van de organisatie waar je solliciteert, staat beschreven welke persoonsgegevens worden verzameld, waarvoor deze gegevens gebruikt worden en hoe er wordt omgegaan met de verstrekte informatie. Wat je ook terug moet vinden in een privacyverklaring is hoe lang het bedrijf jouw persoonsgegevens bewaart.

Persoonsgegevens op je cv

Afhankelijk van de functie waarop je solliciteert, zet je bepaalde informatie wel of niet op je cv. Een cv is altijd voorzien van een onderdeel personalia die de volgende gegevens bevat:

• Naam en adres
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Je personalia is uit te breiden met andere relevante informatie zoals een link naar social media-accounts, websites of blogs, of het benoemen van rijbewijzen. De eerder beschreven bijzondere persoonsgegevens zijn niet van toevoegde waarde voor je cv en kunnen worden weggelaten.