Πώς να οργανώσετε σωστά τις πληροφορίες στο βιογραφικό σας

Τι εννοούμε όταν μιλάμε για δομή βιογραφικού;

Η δομή ορίζεται ως «η εσωτερική διάρθρωση που συνδέει τα επιμέρους όμοια ή ανόμοια στοιχεία ενός συνόλου».

Στην περίπτωση του βιογραφικού, αυτό σημαίνει:

1. Τη σειρά με την οποία εμφανίζονται οι πληροφορίες στο έγγραφο.
2. Το πώς τοποθετούνται και τακτοποιούνται σε επιμέρους ενότητες.

Θα δούμε μαζί ποιες πληροφορίες δεν πρέπει να λείπουν από ένα επαγγελματικό βιογραφικό, πώς η διάταξή τους τροποιείται ανάλογα με τον τύπο που θα επιλέξουμε για το βιογραφικό μας, χρονολογικό ή λειτουργικό, αλλά και πώς να επιλέξουμε τον κατάλληλο για εμάς, ανάλογα με το στάδιο που βρισκόμαστε στην καριέρα μας.

Βασικά στοιχεία ενός βιογραφικού

Ένα βιογραφικό σημείωμα στοχεύει στην ανάδειξη των γνώσεων, της εμπειρίας και των ικανοτήτων που σας κάνουν κατάλληλους για τη θέση εργασίας που διεκδικείτε. 

Ταυτόχρονα, ο πιθανός εργοδότης θα πρέπει να εντοπίσει τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε να μπορεί να σας καλέσει σε συνέντευξη, αλλά και στοιχεία της προσωπικότητάς σας - τα soft skills αποκτούν ολοένα και μεγαλύτερη σημασία στην επιλογή των κατάλληλων συνεργατών.

Επομένως, ένα βιογραφικό θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Τα προσωπικά στοιχεία σας
• Μια μικρή περίληψη-προφίλ
• Την επαγγελματική εμπειρία σας
• Τη σχετική εκπαίδευσή σας
• Τις ξένες γλώσσες που γνωρίζετε
• Τις τεχνικές και κοινωνικές δεξιότητές σας

Προσωπικά στοιχεία

Τοποθετούνται πάντα στην αρχή. Τα απαραίτητα είναι το ονοματεπώνυμό σας (στην κορυφή και με μεγαλύτερη γραμματοσειρά), η διεύθυνση κατοικίας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, δηλαδή τηλέφωνο και email. 

Μπορείτε να εμπλουτίσετε την ενότητα με το ενημερωμένο προφίλ σας στο LinkedIn, το γεγονός ότι έχετε άδεια οδήγησης (αν τη ζητάει η αγγελία εργασίας) ή ένα link για το portfolio σας. 

Αυτά που δεν χρειάζεται να αναφέρετε είναι την ηλικία, το φύλο, την οικογενειακή κατάσταση ή τις θρησκευτικές πεποιθήσεις σας - όλα αυτά θεωρούνται παρωχημένα στα σύγχρονα βιογραφικά και βάσει νόμου δεν πρέπει να αποτελούν παράγοντες στην επιλογή προσωπικού.

Προφίλ

Είναι η πρώτη ενότητα μετά τα προσωπικά στοιχεία σας. Πρόκειται για μια ολοκληρωμένη παράγραφο των 50-70 λέξεων, στην οποία συστήνεστε με πιο προσωπικό τρόπο και συνοψίζετε τα δυνατά σας χαρακτηριστικά, κάνοντας αναφορά στην εμπειρία σας και τονίζοντας 2-3 σημαντικές δεξιότητες που υποστηρίζουν την αίτησή σας.

Για την ενότητα αυτή, το μυστικό της επιτυχίας είναι να την προσαρμόζετε κάθε φορά, αντλώντας λέξεις-κλειδιά από την αγγελία εργασίας. Χρειάζεται, δηλαδή, να είναι στοχευμένη στη συγκεκριμένη θέση για την οποία αιτείστε, ώστε να δείξετε ότι είστε ιδανικοί/ές για την κάλυψή της.

Επαγγελματική εμπειρία

Η πιο σημαντική ενότητα ενός βιογραφικού, εφόσον βεβαίως διαθέτετε εργασιακή εμπειρία. Εδώ, τα στοιχεία που περιμένουν να δουν οι εργοδότες για κάθε προηγούμενη θέση σας είναι:

• Τον επαγγελματικό σας τίτλο
• Την εταιρεία (επωνυμία και τόπο)
• Το χρονικό διάστημα της εργασίας σας εκεί
• Μια περιγραφή του ρόλου και των αρμοδιοτήτων σας

Όσον αφορά την περιγραφή της εμπειρίας σας, αυτή ιδανικά οργανώνεται σε περίπου πέντε σύντομες προτάσεις, με bullet μπροστά, για κάθε πρότερη θέση εργασίας.

Εκπαίδευση

Επίσης απαραίτητη ενότητα στα βιογραφικά. Οι εργοδότες θέλουν να ξέρουν ότι έχετε τις βασικές γνώσεις που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων σας. Για μια θέση, μπορεί να αρκεί το απολυτήριο Λυκείου, για άλλη να ζητείται πτυχίο συγκεκριμένης κατεύθυνσης και για τρίτη να απαιτούνται μεταπτυχιακές σπουδές ειδίκευσης.

Για τη δομή αυτής της ενότητας, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα:

• Αν έχετε κάνει μεταπτυχιακό, σημειώνετε τα στοιχεία αυτού (τίτλο προγράμματος, εκπαιδευτικό ίδρυμα, χρονική διάρκεια σπουδών) και τα αντίστοιχα στοιχεία του πρώτου πτυχίου.

• Αν είστε απόφοιτοι ΑΕΙ ή ΙΕΚ, μπορείτε προαιρετικά να σημειώσετε και το απολυτήριο Λυκείου (μόνο αν σας περισσεύει χώρος).

• Αν είστε απόφοιτοι Λυκείου, αναφέρεστε σε αυτό και δεν χρειάζεται να πάτε ακόμα πιο πίσω, γράφοντας το Γυμνάσιο ή το Δημοτικό σας.

Το αν αυτή η ενότητα αξίζει να εμπλουτιστεί και με άλλες πληροφορίες εξαρτάται από το στάδιο που βρίσκεστε στην καριέρα σας και θα το δούμε στη συνέχεια του άρθρου.

Ξένες γλώσσες

Στα ελληνικά βιογραφικά, η ύπαρξη ενότητας ξένων γλωσσών είναι δεδομένη, καθώς η γνώση τουλάχιστον αγγλικών απαιτείται για τις περισσότερες θέσεις εργασίας.

Θα σημειώσετε, λοιπόν, την όποια ξένη γλώσσα γνωρίζετε, σημειώνοντας δίπλα το επίπεδο γλωσσομάθειάς σας, είτε μέσω αυτοαξιολόγησης είτε δηλώνοντας τη σχετική πιστοποίηση που διαθέτετε.

Δεξιότητες

Δύο είναι τα είδη των δεξιοτήτων που έχουν θέση στο βιογραφικό σας: οι κάθετες ή hard skills και οι οριζόντιες ή soft skills, πάντα με βάση τις προδιαγραφές που θέτει η αγγελία εργασίας. 

Οι πρώτες αφορούν ψηφιακές και τεχνικές γνώσεις και δεξιότητες, οι δεύτερες εκείνα τα προσωπικά χαρακτηριστικά σας που σχετίζονται με την επικοινωνία, τις διαπροσωπικές σχέσεις και τη διαχείριση καταστάσεων.

Παραδείγματα hard skills: Χρήση Η/Υ, γνώση MS Office, γνώσεις προγραμματισμού, ικανότητα χειρισμού μηχανών και εργαλείων, επεξεργασία φωτογραφιών και βίντεο, λειτουργία POS και ταμειακής μηχανής κ.ά.

Παραδείγματα soft skills: Επικοινωνιακές δεξιότητες, κριτική σκέψη, ενσυναίσθηση, ικανότητα διαχείρισης χρόνου ή επίλυσης προβλημάτων, ομαδικό πνεύμα, προσαρμοστικότητα, οργανωτικότητα, υπευθυνότητα κ.ά.

Παίζει ρόλο η σειρά εμφάνισης των ενοτήτων;

Ξεκάθαρα ναι. Αν προσέξατε, μόνο για δύο ενότητες σας είπαμε πού τοποθετούνται στο βιογραφικό: τα προσωπικά στοιχεία και το προφίλ.

Από εκεί και πέρα, η δομή του βιογραφικού τροποποιείται ανάλογα με τη συγκεκριμένη θέση που στοχεύετε, σε συνάρτηση με το σημείο που βρίσκεστε στην καριέρα σας. Γιατί αυτό; Γιατί οι εργοδότες και οι recruiters θα πρέπει να μπορούν να δουν εύκολα και γρήγορα τα στοιχεία που σας καθιστούν καλούς/ές υποψήφιους/ες για τη συγκεκριμένη θέση. 

Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα στη χρονολογική και τη λειτουργική δομή, καθεμία εκ των οποίων έχει τη δική της λογική.

Χρονολογική δομή

Αυτή είναι η συνήθης λογική στη δημιουργία βιογραφικού. Οι πληροφορίες καταγράφονται με χρονολογική σειρά, είτε ακολουθώντας τη φυσική πορεία της ζωής μας είτε ξεκινώντας από την επαγγελματική μας εμπειρία και πηγαίνοντας προς τα πίσω.

Σύμφωνα με τον χρυσό κανόνα που αναφέραμε, αυτό που θα καθορίσει τη σειρά που θα επιλέξετε είναι το στάδιο που βρίσκεστε στην καριέρα σας, καθώς από αυτό εξαρτάται ποια πληροφορία είναι πιο σημαντική για τη δουλειά που θέλετε.

Χρονολογικό βιογραφικό

Πρώτα εμφανίζεται η ενότητα της εκπαίδευσης, έπειτα της όποιας επαγγελματικής εμπειρίας (μπορεί να είναι πρακτική άσκηση ή εθελοντική εργασία) και στη συνέχεια οι ξένες γλώσσες και οι δεξιότητες. Συμπληρωματικές ενότητες, όπως ημερίδες και σεμινάρια, χόμπι και ενδιαφέροντα, καθώς και συστάσεις, μπορούν να ακολουθήσουν.

Η ενότητα της εκπαίδευσης είναι η πιο σημαντική και εμπλουτίζεται με περισσότερες πληροφορίες, όπως μαθήματα, εργαστήρια, ομαδικές και ατομικές εργασίες, ακαδημαϊκές διακρίσεις.

Αυτός ο τύπος δομής ενδείκνυται για:

• Φοιτητές, που πιθανώς δεν έχουν καθόλου επαγγελματική εμπειρία.
• Νέους απόφοιτους με μικρή εμπειρία, που δεν υπερβαίνει, για παράδειγμα, τα δύο χρόνια.

Αντίστροφο χρονολογικό βιογραφικό

Είναι ο πιο δημοφιλής τύπος βιογραφικού. Σε αυτό, η επαγγελματική εμπειρία προηγείται της εκπαίδευσης και των υπολοίπων ενοτήτων. Επίσης, οι επιμέρους εγγραφές τοποθετούνται με αντίστροφη χρονολογική σειρά, από την πιο πρόσφατη στην παλαιότερη.

Η αντίστροφη χρονολογική δομή είναι ιδανική για:

• Εργαζόμενους με μια κάποια επαγγελματική εμπειρία.
• Υποψήφιους που αιτούνται για θέση συναφή με την προϋπηρεσία τους.
• Άτομα που δεν έχουν πολλά ή μεγάλα κενά στο βιογραφικό τους.

Ωστόσο, συχνά την επιλέγουν και υποψήφιοι που δεν εμπίπτουν σε αυτές τις κατηγορίες, γιατί είναι η δομή που έχουν συνηθίσει οι εργοδότες και, εν πολλοίς, αυτή αναμένουν να δουν.

Να σημειώσουμε εδώ ότι, αν χρησιμοποιήσετε ένα μονόστηλο πρότυπο, ο εργοδότης μάλλον θα πρέπει να γυρίσει στην επόμενη σελίδα για να δει τις ξένες γλώσσες και τις δεξιότητές σας. Μια έξυπνη επιλογή, λοιπόν, είναι να αξιοποιήσετε ένα δίστηλο πρότυπο βιογραφικού, καθώς έτσι θα τοποθετηθούν σε εμφανές σημείο στην πρώτη σελίδα.

Λειτουργική δομή

Κι αν, π.χ., έχετε μεγάλα κενά στο βιογραφικό σας ή επιθυμείτε αλλαγή καριέρας, οπότε η επαγγελματική εμπειρία ή η επίσημη εκπαίδευσή σας δεν είναι το δυνατό σας χαρτί, τι μπορείτε να κάνετε; Έχετε μια έξτρα επιλογή, που έχει παρουσιαστεί τα τελευταία χρόνια: να φτιάξετε ένα λειτουργικό βιογραφικό.

Αυτός ο τύπος βιογραφικού ρίχνει τους προβολείς στις δεξιότητές σας. Θα πρέπει να μελετήσετε καλά τις προδιαγραφές της θέσης εργασίας, για να εντοπίσετε τις 3-5 πιο πολύτιμες γι’ αυτή. Έπειτα, θα στήσετε το βιογραφικό σας με την εξής σειρά:

• Πρώτα, παραδοσιακά, θα γράψετε τα προσωπικά στοιχεία σας και θα συντάξετε την περίληψη-προφίλ.

• Ύστερα θα αναλύσετε τις επιλεγμένες δεξιότητες, τη μία μετά την άλλη, περιγράφοντας σε περίπου τρία bullet points για καθεμία το πώς την έχετε αξιοποιήσει μέχρι τώρα στην πορεία σας και τι έχετε επιτύχει χάρη σ’ αυτή.

• Αν έχετε λάβετε πιστοποιήσεις σχετικές με το αντικείμενο της θέσης που διεκδικείτε, τις σημειώνετε στη συνέχεια.

• Ακολουθούν πολύ συνοπτικά η εκπαίδευση και επιλεγμένες θέσεις από την επαγγελματική σας εμπειρία, χωρίς περαιτέρω ανάλυση.

Η δομή του βιογραφικού τροποποιείται ανάλογα με τη συγκεκριμένη θέση που στοχεύετε, σε συνάρτηση με το σημείο που βρίσκεστε στην καριέρα σας.

Ξεχωρίστε με ένα εντυπωσιακό βιογραφικό

Είτε βγαίνετε για πρώτη φορά στην αγορά εργασίας είτε είστε υποψήφιοι/ες με μεγάλη εμπειρία, για επιτυχία στην αναζήτηση εργασίας χρειάζεστε ένα επαγγελματικό βιογραφικό με σωστή δομή. Όπου σωστή, αυτή που υποστηρίζει με τον καλύτερο τρόπο τις ανάγκες σας και αναδεικνύει τα πιο δυνατά σας χαρακτηριστικά, ανάλογα με την περίσταση.

Η κατάλληλη στόχευση του βιογραφικού σας και η άψογη εικόνα του σε επίπεδο αισθητικής και μορφοποίησης, ώστε να έχει θελκτική μορφή, να είναι ευανάγνωστο και οι εργοδότες να μπορούν να δουν άμεσα τις πληροφορίες που θα κερδίσουν το ενδιαφέρον τους, είναι στοιχεία που παίζουν ρόλο στην αποτελεσματικότητά του.

Με το CVwizard μπορείτε να φτιάξετε ένα τέτοιο ακριβώς βιογραφικό, καλαίσθητο και εντυπωσιακό, έχοντας επιπλέον τη δυνατότητα να τροποποιείτε τη δομή του εύκολα και γρήγορα, ώστε να ανταποκρίνεται κάθε φορά στις ανάγκες σας και στις προδιαγραφές της θέσης που ονειρεύεστε!