Πώς να φτιάξετε βιογραφικό σημείωμα στο Word

Είναι καλή επιλογή το Word για τη δημιουργία του βιογραφικού;

Υπάρχουν πολλοί καλοί τρόποι για να δημιουργήσει κανείς βιογραφικό, αλλά το Word είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους. Εκατομμύρια άνθρωποι έχουν φτιάξει το βιογραφικό τους στο Word από τα τέλη του ’90 έως σήμερα και θεωρείται μία δοκιμασμένη τακτική, με σημαντικά πλεονεκτήματα: 

1. Σε γενικές γραμμές, η δημιουργία βιογραφικού σημειώματος στο Word είναι δωρεάν.
2. Το Microsoft Office είναι από τα πιο στάνταρ ψηφιακά εργαλεία των επιχειρήσεων, οπότε το Word είναι μια εφαρμογή οικεία τόσο για εκείνους που αναζητούν εργασία όσο και για εκείνους που αξιολογούν αιτήσεις εργασίας.
3. Είναι καλή η συμβατότητά του με τα συστήματα ATS. Ακόμα και αν η εταιρεία όπου αιτείστε για εργασία χρησιμοποιεί παλαιότερο και λιγότερο εξελιγμένο ATS, αυτό θα μπορεί να σκανάρει το βιογραφικό σας, αυξάνοντας τις πιθανότητες η αίτησή σας να περάσει το πρώτο στάδιο διαλογής.
4. Φτιάχνοντας το βιογραφικό σας στο Word, μπορείτε να το αποθηκεύσετε είτε ως doc είτε ως PDF, ώστε να το στείλετε με τη μορφή που σας υποδεικνύει η αγγελία εργασίας.

Από την άλλη, αυτή η μέθοδος δημιουργίας βιογραφικού δεν στερείται μειονεκτημάτων, τα σημαντικότερα εκ των οποίων είναι:

1. Εκατοντάδες εκατομμύρια άνθρωποι ανά τον κόσμο έχουν πρόσβαση στα ίδια ακριβώς πρότυπα βιογραφικού, πράγμα που σημαίνει πως, χρησιμοποιώντας μία φόρμα του Word, είναι πολύ δύσκολο να ξεχωρίσετε από τον ανταγωνισμό. 
2. Πολλές από τις φόρμες του Word παραείναι απλές, άλλες το παρακάνουν στα σχεδιαστικά στοιχεία που υιοθετούν, με αποτέλεσμα να μειώνονται αισθητά οι επιλογές σας για τη δημιουργία ενός επαγγελματικού και ταυτόχρονα εντυπωσιακού βιογραφικού.
3. Αν δεν γνωρίζετε πολύ καλά το Word, η προσαρμογή των έτοιμων προτύπων του ή ο σχεδιασμός ενός βιογραφικού εξαρχής μπορεί να είναι επίπονος και χρονοβόρος, λόγω των συχνών δυσκολιών που προκύπτουν στη μορφοποίηση του εγγράφου.

Φτιάχνοντας βιογραφικό στο Word, μπορείτε να το αποθηκεύσετε είτε ως docx είτε ως PDF, ώστε να το στείλετε με τη μορφή που υποδεικνύει η αγγελία.

Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα έτοιμο πρότυπο του Microsoft Word

Όπως είπαμε, το Microsoft Word παρέχει έτοιμες φόρμες βιογραφικού, με προσυμπληρωμένα πεδία, τα οποία μπορείτε να προσαρμόσετε εισάγοντας τα δικά σας στοιχεία.

Τις εν λόγω φόρμες τις βρίσκετε online, στην πλατφόρμα Microsoft 365, απ’ όπου μπορείτε να κάνετε λήψη τους, ή στην εφαρμογή Word που έχετε εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας. 

Αν έχετε το Word 2019, κάνετε διπλό κλικ στο εικονίδιο του προγράμματος, επιλέγετε «Νέο» στο παράθυρο που ανοίγει και θα εμφανιστούν μπροστά σας διάφορες επιλογές, μεταξύ των οποίων το πεδίο αναζήτησης ηλεκτρονικών προτύπων. Επιλέξτε από τις προτεινόμενες αναζητήσεις το «Resumes and Cover Letters». 

Για παλαιότερες εκδόσεις, μπορεί να χρειαστεί να ανοίξετε νέο έγγραφο του Word, να μεταβείτε στο «Αρχείο», να πατήσετε στο «Δημιουργία» και από εκεί να επιλέξετε τον φάκελο «Βιογραφικά και συνοδευτικές επιστολές».

Διαλέξτε φόρμα 

Το πρώτο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε ένα πρότυπο βιογραφικού που ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας. Λάβετε υπόψη τα εξής:

• Όσο πιο παραδοσιακός ο κλάδος όπου θέλετε να εργαστείτε τόσο πιο κλασικό και λιτό το πρότυπο που του ταιριάζει. Για δημιουργικά επαγγέλματα, μπορείτε να επιλέξετε κάτι πιο πρωτότυπο και μοντέρνο, αλλά προσέξτε να μην είναι υπερβολικό ή με πολλά διακοσμητικά στοιχεία.

• Πολλά πρότυπα του Word δεν έχουν πρόβλεψη για φωτογραφία. Στην Ελλάδα, η φωτογραφία είναι τις περισσότερες φορές προαιρετική, αλλά επιθυμητή, ειδικά για θέσεις που αφορούν την εξυπηρέτηση πελατών. Συνυπολογίστε το στην επιλογή σας.

Εισάγετε τα προσωπικά στοιχεία σας

Προσαρμόστε την κεφαλίδα, γράφοντας τα προσωπικά σας στοιχεία. Τα απαραίτητα είναι το ονοματεπώνυμό σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας (διεύθυνση, τηλέφωνο και email). Προαιρετικά, μπορείτε να προσθέστε το URL του προφίλ σας στο LinkedIn, το link για το portfolio σας ή το γεγονός ότι έχετε άδεια οδήγησης.

Γράψτε μία περίληψη-προφίλ

Αν η φόρμα που θα χρησιμοποιήσετε ήταν αρχικά στα αγγλικά, αντικαταστήστε το «Profile» ή το «Objective» με τη λέξη «Προφίλ». Συμπυκνώστε σε 2-3 προτάσεις τα πιο δυνατά χαρακτηριστικά σας, όσον αφορά την εμπειρία, τις γνώσεις και τις δεξιότητές σας, βάσει των προδιαγραφών που θέτει η αγγελία, ώστε να προβληθείτε ως κατάλληλοι υποψήφιοι για τη θέση.

Συμπεριλάβετε επαγγελματική εμπειρία, εκπαίδευση & δεξιότητες

Μεταφράστε, αν χρειάζεται, στα ελληνικά τους τίτλους των ενοτήτων. Από κει και πέρα:

• Στην επαγγελματική εμπειρία, μην αναλωθείτε μόνο σε μια περιγραφή αρμοδιοτήτων για κάθε θέση, αλλά περιγράψτε και τι πετύχατε. 

• Στην εκπαίδευση γράψτε το πτυχίο, το ακαδημαϊκό ίδρυμα και τη χρονική διάρκεια των σπουδών. Αν δεν έχετε επαγγελματική εμπειρία, εμπλουτίστε την ενότητα με ενδεικτικά μαθήματα και εργασίες και, ιδίως, διακρίσεις σας.

• Στις δεξιότητες, μην αναφέρετε μόνο τεχνικές (π.χ., χρήση Η/Υ ή γνώση MS Office), αλλά και soft skills σας, όπως η ευχέρεια στην επικοινωνία, η ομαδικότητα, η οργανωτικότητα, η προσαρμοστικότητα, η ικανότητα διαχείρισης χρόνου κ.ά.

Πώς να φτιάξετε βιογραφικό στο Word χωρίς πρότυπο

Πέρα από το να χρησιμοποιήσετε μια έτοιμη φόρμα του Word, μπορείτε να φτιάξετε το βιογραφικό σας από την αρχή, σε ένα κενό έγγραφο, ώστε να το σχεδιάσετε με βάση το γούστο και τις ανάγκες σας. 

Είναι πιο απαιτητική η διαδικασία και χρειάζεται να παίζετε το Word στα δάχτυλα, ώστε να αξιοποιήσετε όλες τις δυνατότητες που σας παρέχει, αλλά έτσι θα μπορέσετε να έχετε στη διάθεσή σας ένα μοναδικό βιογραφικό, που θα σας βοηθήσει να ξεχωρίσετε.

Για εσάς που θα κάνετε αυτή την επιλογή, ακολουθούν κάποιες οδηγίες και συμβουλές.

Επιλέξτε κατάλληλη γραμματοσειρά και χρώμα

Για να διαβάζεται εύκολα και γρήγορα το βιογραφικό σας -κάτι που είναι παράγοντας της επιτυχίας του- χρησιμοποιήστε μία κλασική serif ή sans serif γραμματοσειρά, όπως η Arial ή η Times New Roman (δημοφιλείς, αλλά πολυφορεμένες) ή η Calibri και η Georgia. Όποια επιλέξετε, θα τη χρησιμοποιήσετε παντού.

Μαύρα γράμματα σε λευκό φόντο είναι ο πιο αποτελεσματικός συνδυασμός. Ωστόσο, μπορείτε να βάλετε χρώμα στους τίτλους των ενοτήτων, σε γραμμές που χωρίζουν μεταξύ τους τις ενότητες ή στη μία στήλη δίστηλου βιογραφικού. Κρατήστε και πάλι παντού το ίδιο χρώμα. Ασφαλείς επιλογές είναι το σκούρο μπλε, πράσινο ή γκρι.

Μέγεθος γραμμάτων

Δεν είναι μόνο η γραμματοσειρά που παίζει ρόλο στην εμφάνιση και την ευκολία ανάγνωσης του βιογραφικού, αλλά και το μέγεθος των γραμμάτων και το διάστιχο. Το ιδανικό μέγεθος εξαρτάται από το φυσικό μέγεθος της γραμματοσειράς, καθώς άλλες είναι μεγαλύτερες και άλλες μικρότερες, αλλά ένας ενδεικτικός μπούσουλας είναι:

• Γράμματα 20-22 στιγμών για το ονοματεπώνυμό σας.

• 14-16 στιγμές για το μέγεθος των γραμμάτων στους τίτλους των ενοτήτων.

• 10άρια-12άρια γράμματα για όλες τις επιμέρους πληροφορίες (προσωπικά στοιχεία, προφίλ, περιγραφή εμπειρίας και εκπαίδευσης κ.ο.κ.).

Αφήστε αρμονικές αποστάσεις μεταξύ των ενοτήτων και λευκό περιθώριο γύρω από το περιεχόμενο και ορίστε το διάστιχο για τις επιμέρους πληροφορίες μεταξύ 1,15 και 1,4 στιγμών.

Εκμεταλλευτείτε τον ορθογραφικό έλεγχο

Ένα από τα πλεονεκτήματα του Word είναι ότι παρέχει ορθογραφικό έλεγχο στο έγγραφο, εμφανίζοντας μία λεπτή κόκκινη γραμμή κάτω από λέξεις με ορθογραφικά λάθη ή αν γράψετε δύο φορές συνεχόμενα την ίδια λέξη. 

Δεν θα σας υποδείξει, όμως, διπλά κενά ή λάθη στίξης, οπότε μην επαναπαυτείτε. Διορθώστε τα λάθη που θα εντοπίσει, αλλά ελέγξτε καλά το έγγραφο και μόνοι σας για ό,τι άλλο μπορεί να έχει ξεφύγει.

Απλότητα και σαφήνεια στο design

Το ζητούμενο είναι ένα βιογραφικό καθαρό, με σαφείς πληροφορίες οργανωμένες σε ξεκάθαρες ενότητες, χωρίς περιττά στοιχεία που μπορεί να τραβήξουν την προσοχή από την ουσία του εγγράφου, που δεν είναι άλλη από τα προσόντα σας.

Μπορεί να είναι μονόστηλο ή δίστηλο, αναλόγως με το τι σας βολεύει περισσότερο, αλλά το σημαντικό είναι να έχει ισορροπημένη και αρμονική εμφάνιση, να είναι ευανάγνωστο και να αποπνέει επαγγελματισμό.

Προσοχή κατά τη μορφοποίηση

Το μεγαλύτερο μειονέκτημα του Word είναι ότι με κάθε αλλαγή που κάνετε, π.χ., τροποποίηση στο μέγεθος της φωτογραφίας, εισαγωγή επιπλέον πληροφοριών σε υπάρχουσα ενότητα, αύξηση αποστάσεων, αλλαγή στη στοίχιση κ.λπ., είναι πιθανό να μετατοπιστούν κελιά, να μεταφερθούν πληροφορίες στην επόμενη σελίδα και γενικώς να χαλάσει το layout του εγγράφου.

Χρειάζεται, λοιπόν, να είστε πολύ προσεκτικοί και να ελέγχετε με κάθε αλλαγή μήπως έχει χαλάσει η ισορροπία και η ωραία εικόνα του βιογραφικού σας, ώστε να κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις.

Μην ξεχνάτε την αποθήκευση

Μπορεί στις νεότερες εκδόσεις του Word, η λειτουργία «AutoRecover» να μας σώζει από εγκεφαλικά αν υπάρξει ξαφνική διακοπή ρεύματος, αλλά δεν επαρκεί, γιατί και πάλι θα έχουμε χάσει κάποια λεπτά δουλειάς επί του βιογραφικού μας. Επίσης, δεν είναι σπάνιο ένας χρήστης να κλείνει το έγγραφο, επιλέγοντας λανθασμένα να μη γίνει αποθήκευση λόγω κούρασης.

Για να μην πάει, λοιπόν, τσάμπα ο χρόνος και ο κόπος σας, αν αποφασίσετε να φτιάξετε το βιογραφικό σας στο Word, να έχετε στο μυαλό σας να πατάτε «Αποθήκευση» συχνά και δη πριν κλείσετε το έγγραφο στην οθόνη σας.

Τι άλλες εναλλακτικές έχω για τη δημιουργία βιογραφικού;

Το Word είναι μια καλή δωρεάν εφαρμογή για τη δημιουργία βιογραφικού, υπό την προϋπόθεση, όμως, ότι είστε εξοικειωμένοι με τη χρήση του, ώστε να εκμεταλλευτείτε τις δυνατότητες που σας παρέχει, και ότι μπορείτε να διαχειριστείτε το επιπλέον άγχος που φέρνουν οι προκλήσεις στη μορφοποίηση του εγγράφου.

Αν θέλετε να φτιάξετε το βιογραφικό σας πολύ πιο γρήγορα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα online εργαλείο, όπως τον CV builder του CVwizard. Σε αυτή την περίπτωση:

1. Δεν θα χρειαστεί να μεταφράσετε τίποτα, καθώς το CVwizard υποστηρίζει πλήρως τη δημιουργία βιογραφικού στα ελληνικά, στα αγγλικά και σε 20+ γλώσσες ακόμα.
2. Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε φωτογραφία.
3. Έχετε πρόσβαση σε ξεχωριστά πρότυπα βιογραφικού, από πιο απλά και κλασικά έως πιο δημιουργικά και μοντέρνα.
4. Δεν αφιερώνετε καθόλου χρόνο στη μορφοποίηση του βιογραφικού σας, αφού όλα γίνονται με το πάτημα ενός κουμπιού, από την επιλογή του ιδανικού προτύπου έως τη γραμματοσειρά, το μέγεθός της, το διάστιχο και το χρώμα, χωρίς να χαλάει τίποτα στην πορεία. Το αποτέλεσμα είναι ένα άρτιο και εντυπωσιακό βιογραφικό εύκολα και χωρίς περιττό άγχος.